Back to dashboard

Administrative Officer III

Job ID 6608 | Run 20261004-160847

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1Job Function Summary
2Job Function Summary Involves managing or performing the administrative services or managing the ful
>l general operations of an academic or non-academic organization(s). Administrative services may inc 
>lude activities in finance, human resources, IT, facilities management, or student services. Generic 
> Scope Experienced professional who knows how to apply theory, and put it into practice with in-dept 
>h understanding of the professional field; independently performs the full range of responsibilities 
> within the function; possesses broad job knowledge; analyzes problems / issues of diverse scope and 
> determines solutions. Custom Scope The Administrative Officer 3 (AO3) position supports the Krummel 
> Lab through a dynamic blend of administrative, project management, and philanthropic portfolio resp 
>onsibilities. The role is dedicated to comprehensive lab administration, including managing travel s 
>chedules and reimbursements, triaging incoming email, coordinating meetings and room reservations al 
>ong with any necessary provisions, and overseeing visitor schedules and welcome protocols. The incum 
>bent will serve as a key participant in the management of shared floor common space and act as a pri 
>mary point of contact to receive visitors, while also managing the ongoing upkeep of the HSW5 office 
> and serving as the first point of contact for all lab requests. Additional administrative responsib 
>ilities include providing ongoing updates to the Principal Investigator's Biosketch, populating Adva 
>nce with relevant travel and publishing activities, and maintaining the lab website with papers and  
>conducting yearly major updates. This role is dedicated to serving as the Krummel Science and Lab Po 
>rtfolio Project Manager, where the incumbent will coordinate grant reporting, regulatory submissions 
>, and HR and personnel reports. This function also includes actively participating in opportunistic  
>grant writing efforts, including reappropriation requests, to support the continued growth and fundi 
>ng of the lab's research portfolio. This role also focuses on project managing philanthropic portfol 
>ios. Responsibilities in this area include managing yearly budgets and reports, cultivating donor re 
>lations, and updating web materials, sometimes in collaboration partner organizations. The incumbent 
> will also manage rosters of participants in philanthropic projects; organize quarterly Mashup Event 
>s in partnership; manage monthly meetings partners; maintain program calendars and oversee programmi 
>ng; and lead Immunoprofiler contributor outreach efforts, sometimes alongside OCR. Department Overvi 
>ew The Department of Pathology at UCSF aims to achieve the highest standards in patient care, resear 
>ch and education. The Department provides diagnostic pathology services in a wide variety of subspec 
>ialties with highly trained subspecialists who are recognized nationally and internationally for the 
>ir expertise. The Department’s research programs are diverse and interface with a wealth of basic an 
>d translational research programs that are a hallmark of UCSF. Our educational programs include a re 
>search-intensive academic residency program and fellowships in cytopathology, dermatopathology, gast 
>rointestinal and liver pathology, gynecologic pathology, neuropathology and surgical pathology. 
32
t4Qualifications:t3 Involves managing or performing the administrative services or managing the full general operations
 > of an academic or non-academic organization(s). Administrative services may include activities in f
 >inance, human resources, IT, facilities management, or student services.
5Required Qualifications - Ability to work independently, applying current knowledge base and experti4 
>se effectively to assess situations, and offer improvements and adjustments as required in order to  
>meet established goals. Ability to use sound judgment in responding to issues and concerns. - Prior  
>experience in administrative support – (ex. travel arrangements, faculty calendars, etc.). - Solid c 
>ommunication and interpersonal skills to communicate effectively with all levels of staff verbally a 
>nd in-writing. - Solid organizational skills and ability to multi-task with demanding timeframes. -  
>Willingness to learn and adapt to change. - Working knowledge of common organization-specific and ot 
>her computer/website/media application programs. - Ability to use discretion and maintain confidenti 
>ality. - Knowledge of generally accepted accounting principles, fund accounting, and computer expert 
>ise in spreadsheets (MS Excel) and databases functions, MS Word, and Outlook. - Familiar with video- 
>conferencing (zoom). - Knowledge of common University-specific computer MyAccess application program 
>s. - Strong skills in short term planning, analysis and problem-solving and customer service. Prefer 
>red Qualifications - Ability to provide technical and creative skills for new media-conferencing too 
>ls, teaching, publication, and professional presentation projects. - Ability to learn new instrument 
>s and software, programs, etc. - Knowledge of University policies, procedures and financial reportin 
>g systems dealing with budget, financial, staffing and specialized practices and their appropriate a 
>pplications. - Thorough knowledge of University rules and regulations, processes, protocols and proc 
>edures for budget, accounting / fund management, and / or personnel management. - Knowledge of a var 
>iety of administrative operational activities such as event planning, basic fundraising processes, r 
>isk management planning, website design, accounting and payroll, and contracts and grants regulation 
>s and guidelines. Required Education - Graduate Master’s Degree in related area and three or more ye 
>ars of related experience; and / or equivalent experience / training. Preferred Education/Experience 
> - Previous experience as an administrative professional (three or more years). - Previous experienc 
>e in supervising and business management. - Previous experience in a healthcare / educational settin 
>g. Licenses 
5 Generic Scope
6 
7 Experienced professional who knows how to apply theory, and put it into practice with in-depth unde
 >rstanding of the professional field; independently performs the full range of responsibilities withi
 >n the function; possesses broad job knowledge; analyzes problems / issues of diverse scope and deter
 >mines solutions.
8 
9 Custom Scope
10 
11 The Administrative Officer 3 (AO3) position supports the Krummel Lab through a dynamic blend of adm
 >inistrative, project management, and philanthropic portfolio responsibilities. The role is dedicated
 > to comprehensive lab administration, including managing travel schedules and reimbursements, triagi
 >ng incoming email, coordinating meetings and room reservations along with any necessary provisions, 
 >and overseeing visitor schedules and welcome protocols. The incumbent will serve as a key participan
 >t in the management of shared floor common space and act as a primary point of contact to receive vi
 >sitors, while also managing the ongoing upkeep of the HSW5 office and serving as the first point of 
 >contact for all lab requests. Additional administrative responsibilities include providing ongoing u
 >pdates to the Principal Investigator's Biosketch, populating Advance with relevant travel and publis
 >hing activities, and maintaining the lab website with papers and conducting yearly major updates.
12 
13 This role is dedicated to serving as the Krummel Science and Lab Portfolio Project Manager, where t
 >he incumbent will coordinate grant reporting, regulatory submissions, and HR and personnel reports. 
 >This function also includes actively participating in opportunistic grant writing efforts, including
 > reappropriation requests, to support the continued growth and funding of the lab's research portfol
 >io.
14 
15 This role also focuses on project managing philanthropic portfolios. Responsibilities in this area 
 >include managing yearly budgets and reports, cultivating donor relations, and updating web materials
 >, sometimes in collaboration partner organizations. The incumbent will also manage rosters of partic
 >ipants in philanthropic projects; organize quarterly Mashup Events in partnership; manage monthly me
 >etings partners; maintain program calendars and oversee programming; and lead Immunoprofiler contrib
 >utor outreach efforts, sometimes alongside OCR.
16 
17 Department Overview
18 
19 The Department of Pathology at UCSF aims to achieve the highest standards in patient care, research
 > and education. The Department provides diagnostic pathology services in a wide variety of subspecia
 >lties with highly trained subspecialists who are recognized nationally and internationally for their
 > expertise. The Department’s research programs are diverse and interface with a wealth of basic and 
 >translational research programs that are a hallmark of UCSF. Our educational programs include a rese
 >arch-intensive academic residency program and fellowships in cytopathology, dermatopathology, gastro
 >intestinal and liver pathology, gynecologic pathology, neuropathology and surgical pathology.