Back to dashboard

Ambulatory Care Administrative Coordinator 2

Job ID 9349 | Run 20260927-155527

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1Job Function Summary: 
2Job Function Summary: Under direct supervision of the Otolaryngology – (OHNS) Practice Supervisor, t
>he Ambulatory Administrative Coordinator will work independently and have responsibility for providi 
>ng administrative support to the Facial Plastic OHNS practice. The the Ambulatory Administrative Coo 
>rdinator functions as primary contact for tertiary new and returning patients requiring ambulatory c 
>are at UCSF Health Facial Plastics. S/he will work closely with the administrative and management te 
>ams to support practice operations, complex surgery scheduling, billing and work queue knowledge and 
> advanced care coordination with multiple departments at UCSF. The Ambulatory Administrative Coordin 
>ator serves as a liaison to management to advise on, take lead action on, and provide direction on p 
>rocess improvements initiatives. S/he provides support to all functions of the administrative teams  
>including oversight of: registering and scheduling patients, checking in and out patients, referral  
>work queue management, authorizations, insurance verification, surgery depot management, OR block ti 
>me utilization, APeX in baskets, scanning and filing. As an Ambulatory Administrative Coordinator, s 
>/he is responsible for addressing and resolving escalated issues of day to day operations in additio 
>n to maintaining daily administrative operations and communications relations to the clinic staff, t 
>o social workers, physicians and multiple department staff when coordinating advanced care. As a sub 
>ject-matter expert in patient scheduling and the electronic medical record, the Ambulatory Administr 
>ative Coordinator will assist in template building, adjustments, scheduling improvements, and work w 
>ith support staff and the clinical team to ensure seamless day-to-day clinic operations. The Ambulat 
>ory Administrative Coordinator will participate in performance improvement initiative such as the Tr 
>ue North Board, in pulling data for the clinic and in feedback related to staff performance. The Amb 
>ulatory Administrative Coordinator will participate in UCSF’s Ambulatory-wide initiatives to represe 
>nt the department and may also present at monthly staff meetings and division meetings with any upda 
>tes. S/he works as a team member with other practice staff and consistently projects a professional  
>and courteous demeanor. S/he is a team player who works closely with others and who is flexible in d 
>ealing with the changing priorities. S/he is a self-reliant individual who synthesizes his/her knowl 
>edge of practice operations in order to problem-solve, prioritize and facilitate complex transaction 
>s in the course of his/her daily activities. In addition to providing the day-to-day practice suppor 
>t, the Ambulatory Administrative Coordinator will assist in staff orientation and ongoing training;  
>redistributes work within the OHNS Facial Plastics team as needed; covers for OHNS staff when they a 
>re out; helps to supervise and cover other areas of the practice when the Director or supervisor are 
> off-site. S/he must have the ability to perform and prioritize multiple tasks and work well with st 
>aff, patients and providers. A high degree of independence, initiative, assertiveness, and diplomacy 
> are necessary in dealing with faculty, staff and patients in a complex environment. This position f 
>unctions in the outpatient clinical settings at all UCSF Health sites (Parnassus, Mt. Zion, joint UC 
>SF health partnerships, Satellite Clinics, or with UCSF Faculty at other off-site clinic sites, et a 
>l). Department Overview Otolaryngology/Head and Neck Surgery service offers a broad scope of outpati 
>ent and inpatient services for the diagnosis and surgical management of ear, nose and throat problem 
>s; head and neck surgery; and plastic and reconstructive surgery of the face. Specialty programs inc 
>lude Otology and Neurotology, Head and Neck Surgery, Rhinology and Endoscopic Sinus Surgery, Endocri 
>ne (Thyroid and Parathyroid) Surgery, Skull Base Surgery, Facial Plastic surgery, 
32
t4Qualifications:t3 Under direct supervision of the Otolaryngology - (OHNS) Practice Supervisor, the Ambulatory Adminis
 >trative Coordinator will work independently and have responsibility for providing administrative sup
 >port to the Facial Plastic OHNS practice. The the Ambulatory Administrative Coordinator functions as
 > primary contact for tertiary new and returning patients requiring ambulatory care at UCSF Health Fa
 >cial Plastics. S/he will work closely with the administrative and management teams to support practi
 >ce operations, complex surgery scheduling, billing and work queue knowledge and advanced care coordi
 >nation with multiple departments at UCSF. The Ambulatory Administrative Coordinator serves as a liai
 >son to management to advise on, take lead action on, and provide direction on process improvements i
 >nitiatives. S/he provides support to all functions of the administrative teams including oversight o
 >f: registering and scheduling patients, checking in and out patients, referral work queue management
 >, authorizations, insurance verification, surgery depot management, OR block time utilization, APeX 
 >in baskets, scanning and filing. As an Ambulatory Administrative Coordinator, s/he is responsible fo
 >r addressing and resolving escalated issues of day to day operations in addition to maintaining dail
 >y administrative operations and communications relations to the clinic staff, to social workers, phy
 >sicians and multiple department staff when coordinating advanced care. As a subject-matter expert in
 > patient scheduling and the electronic medical record, the Ambulatory Administrative Coordinator wil
 >l assist in template building, adjustments, scheduling improvements, and work with support staff and
 > the clinical team to ensure seamless day-to-day clinic operations. The Ambulatory Administrative Co
 >ordinator will participate in performance improvement initiative such as the True North Board, in pu
 >lling data for the clinic and in feedback related to staff performance. The Ambulatory Administrativ
 >e Coordinator will participate in UCSF’s Ambulatory-wide initiatives to represent the department and
 > may also present at monthly staff meetings and division meetings with any updates. 
5Knowledge Skills and Abilities (KSAs) Please list: Knowledge, Skills and Abilities Req / Pref Acquir4 
>ing knowledge of Patient Rights & Responsibilities, Joint Commission standards, and Centers for Medi 
>care / Medicaid regulations. Knowledge of Medical Terminology. Knowledge of data collection, compila 
>tion, and analytical techniques. Req Strong knowledge of practice operations, patient-scheduling sys 
>tems, medical and insurance terminology, applicable information systems, patient service standards,  
>and regulatory requirement and best practices. Req Strong analytical and critical thinking skills, w 
>ith the ability to quickly analyze problems, determine appropriate level of intervention, and develo 
>p and apply effective solutions. Req Strong interpersonal skills for effective collaborations with a 
>ll levels of management and staff, consultants and outside agencies. Req Skills to comprehend and as 
>sess patient's grievances to quickly locate appropriate resource for assistance. Working knowledge o 
>f the organization and how to get issues resolved. Req Solid interpersonal and customer service skil 
>ls. Ability to be diplomatic and highly organized. Ability to remain calm under pressure and apply s 
>ound judgment. Req Ability to work independently in a fast-paced, demanding environment with minimal 
> supervision. Ability to manage and oversee multiple tasks simultaneously, including high daily call 
> volume. Req Ability to communicate effectively, both orally and in writing. Req Proficiency with Wi 
>ndows-based software including Microsoft word, Excel, Outlook. Knowledge of computer systems and sof 
>tware used in functional area. Req 1-3 years of experience within surgery scheduling Req Prior exper 
>ience with EPIC EMR Req Education, Licenses and Certifications: List Education, Licenses and Certifi 
>cations a candidate must possess or meet to be considered for the position. You may also select any  
>of these attributes as being preferred. These will be included in the job posting/advertisement and  
>will be used to screen applicants. Education Req / Pref Bachelor's degree in related area and / or e 
>quivalent experience / training. Pref 
5 S/he works as a team member with other practice staff and consistently projects a professional and 
 >courteous demeanor. S/he is a team player who works closely with others and who is flexible in deali
 >ng with the changing priorities. S/he is a self-reliant individual who synthesizes his/her knowledge
 > of practice operations in order to problem-solve, prioritize and facilitate complex transactions in
 > the course of his/her daily activities. In addition to providing the day-to-day practice support, t
 >he Ambulatory Administrative Coordinator will assist in staff orientation and ongoing training; redi
 >stributes work within the OHNS Facial Plastics team as needed; covers for OHNS staff when they are o
 >ut; helps to supervise and cover other areas of the practice when the Director or supervisor are off
 >-site. 
6 
7 S/he must have the ability to perform and prioritize multiple tasks and work well with staff, patie
 >nts and providers. A high degree of independence, initiative, assertiveness, and diplomacy are neces
 >sary in dealing with faculty, staff and patients in a complex environment. This position functions i
 >n the outpatient clinical settings at all UCSF Health sites (Parnassus, Mt. Zion, joint UCSF health 
 >partnerships, Satellite Clinics, or with UCSF Faculty at other off-site clinic sites, et al). 
8 
9 Department Overview
10 
11 Otolaryngology/Head and Neck Surgery service offers a broad scope of outpatient and inpatient servi
 >ces for the diagnosis and surgical management of ear, nose and throat problems; head and neck surger
 >y; and plastic and reconstructive surgery of the face. 
12 
13 Specialty programs include Otology and Neurotology, Head and Neck Surgery, Rhinology and Endoscopic
 > Sinus Surgery, Endocrine (Thyroid and Parathyroid) Surgery, Skull Base Surgery, Facial Plastic surg
 >ery,