Back to dashboard

Practice Coordinator 2

Job ID 8579 | Run 20260927-155527

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1Job Summary
2Job Summary As a patient-focused organization, UCSF Medical Center exists to enhance the health and 
>well-being of people through patient care, research and education. Success in this mission requires  
>a culture of collaboration, excellence, leadership, and respect. UCSF Medical Center seeks faculty a 
>nd staff that are committed to the values of professionalism, respect, integrity, diversity, and exc 
>ellence that are integral to our mission. The Practice Coordinator 2 is primarily responsible for re 
>presenting the administrative team as the public face of the Practice and works closely with the adm 
>inistrative, clinical and management teams to support practice operations and customer service recov 
>ery and intervention efforts. They/Them provides support to all functions of the administrative team 
>s including but not limited to: CRM messages, telephone encounters, referrals, APeX in-baskets, scan 
>ning, filing, authorizations, and billing. The PC 2 is responsible for the maintenance of all routin 
>e clerical operations and communications.  They/Them adheres to the UCSF House and Telephone Standar 
>ds and is sensitive to the needs of patients, staff and providers at all times.  The PA 2 is a team  
>player who works closely with others and who is flexible in dealing with the changing priorities.  T 
>hey/Them is a self-reliant individual who synthesizes their knowledge of practice operations in orde 
>r to problem-solve, prioritize and facilitate complex transactions in the course of their daily acti 
>vities. This position makes a difference for patients in an outpatient care unit by providing excell 
>ent customer service, facilitating and ensuring the accuracy of the information flow between medical 
>, hospital staff and departments to maximize unit efficiency. The PC2 is required to work at any UCS 
>F campus as needed and scheduled. 
32
t4Qualifications:t3 As a patient-focused organization, UCSF Medical Center exists to enhance the health and well-being 
 >of people through patient care, research and education. Success in this mission requires a culture o
 >f collaboration, excellence, leadership, and respect. UCSF Medical Center seeks faculty and staff th
 >at are committed to the values of professionalism, respect, integrity, diversity, and excellence tha
 >t are integral to our mission.
5Required Qualifications - High School graduate or equivalent with four years related experience; or 4 
>college degree and 6 months related experience; or equivalent combination of education and experienc 
>e. - Successfully passes fingerprinting protocol and is approved to be a cash collector if applicabl 
>e. - Strong computer skills, including basic keyboarding skills, and experience with at least two Of 
>fice-type software programs (i.e., Outlook, Word and Excel). Proven ability to navigate through mult 
>iple patient records systems. Able to sit at a computer terminal with telephone headphones for exten 
>ded period of time. - Ability to analyze situations, prioritizes, and develops solutions and makes r 
>ecommendations. - Ability to work with minimal supervision - Ability to use good judgment and work i 
>ndependently, at times under the pressure of deadlines - Ability to access situations prioritizes wo 
>rkload, develop solutions and make recommendations. - Excellent customer service and communication/i 
>nterpersonal skills, both over the telephone and directly. - Able to sit at a computer terminal with 
> telephone headphones for extended periods of time. - Basic math skills required. - Proven ability t 
>o deal with a wide variety of individuals; - Ability to deal sensitively and effectively with patien 
>ts. - Excellent organizational and problem-solving skills. - Strong writing skills to include the ab 
>ility to compose, edit, and proof a wide variety of documents. - Demonstrated administrative/office  
>coordination skills. - Demonstrated knowledge of medical practice terminology. - Within six months o 
>f start date, based upon completion of training, the Supervisor, completes the proficiency checklist 
> with the employee. This includes the following areas if applicable - Referrals (Incoming referral e 
>ntry) and handling all referral WQs - Pend orders - Pend smart sets - Schedule surgeries - Work appl 
>icable work queues - Enter/edit outside test results - Messaging (CRM) if applicable - 2nd calls in  
>CRM if applicable - Telephone encounters - My open encounter - Staff message - New message - Route P 
>atient advice request to providers (My Chart) - Patient Schedule (My Chart) - Letters - Pools - Pati 
>ent look up - Check in process - Check out process - Comment field - Quick note - Scanning Preferred 
> Qualifications - Demonstrated experience in health care (may include medical, dental or veterinary) 
> in the following areas: patient scheduling, insurance verification, medical record data abstraction 
>, or patient financial services. - Prior experience with appointment, ancillary service or surgical  
>scheduling or a combination of all three. - Bi-lingual or multi-lingual capability (Spanish, Cantone 
>se, and Russian) strongly preferred. - Prior experience with EPIC. 
5 The Practice Coordinator 2 is primarily responsible for representing the administrative team as the
 > public face of the Practice and works closely with the administrative, clinical and management team
 >s to support practice operations and customer service recovery and intervention efforts. They/Them p
 >rovides support to all functions of the administrative teams including but not limited to: CRM messa
 >ges, telephone encounters, referrals, APeX in-baskets, scanning, filing, authorizations, and billing
 >. 
6 
7 The PC 2 is responsible for the maintenance of all routine clerical operations and communications. 
 >They/Them adheres to the UCSF House and Telephone Standards and is sensitive to the needs of patient
 >s, staff and providers at all times. The PA 2 is a team player who works closely with others and who
 > is flexible in dealing with the changing priorities. They/Them is a self-reliant individual who syn
 >thesizes their knowledge of practice operations in order to problem-solve, prioritize and facilitate
 > complex transactions in the course of their daily activities.
8 
9 This position makes a difference for patients in an outpatient care unit by providing excellent cus
 >tomer service, facilitating and ensuring the accuracy of the information flow between medical, hospi
 >tal staff and departments to maximize unit efficiency. The PC2 is required to work at any UCSF campu
 >s as needed and scheduled.