Back to dashboard

Guest Services Screener

Job ID 4063 | Run 20260920-145902

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1Employment Duration: 3 months (w/ potential for extension)
2Employment Duration: 3 months (w/ potential for extension) Under the direction of Guest Screening Se
>rvices leadership, the Guest Screening Services Representative’s primary focus is to ensure guest sc 
>reening services are effectively delivered to patients and guests of UCSF Health. The position is re 
>sponsible for greeting, screening, checking in, and badging patients and visitors. The representativ 
>e will also round, survey, and assist as needed in waiting areas as directed by leadership. Guest Sc 
>reening Services Representatives are responsible for troubleshooting customer service challenges and 
> resolving customer service issues for the best possible outcomes for the people we serve. At times, 
> this includes escorting guests in a wheelchair to their destination and using UCSF training for saf 
>ely moving patients and guests. If lift equipment is needed, they will follow established procedures 
> to arrange safe movement with the Transport Department. The position requires the ability to perfor 
>m and prioritize multiple tasks and work well with staff, patients, and families in a complex enviro 
>nment. Guest Screening Services Representatives will serve as trainers and models for screening, che 
>cking in, badging, customer service, and PRIDE values for everyone served. The representative may al 
>so represent the department and division at UCSF Health meetings as requested. They are expected to  
>exemplify UCSF Health values through demonstration of exceptional service and follow UCSF Health Pol 
>icies and Procedures. Key Responsibilities: Screen patients and visitors and actively greet them, cr 
>eating a welcoming atmosphere at UCSF Health entrances. Verify that patients and/or visitors have co 
>mpleted electronic health screening, or perform in-person health question screening when electronic  
>screening has not been completed. Check the approved visitor list within APeX to verify clearance. C 
>heck in patients and visitors by matching their identification to the visitor list. Dispense surgica 
>l masks and ask patients and guests to use hand gel. Provide cross-coverage for the Guest Screening  
>Services team at all UCSF Health locations as scheduled and/or to meet operational needs, including  
>employee breaks, lunch coverage, staff vacations, and illness-related absences. Work variable hours, 
> including some evenings, weekends, and holiday shifts, as needed. Share responsibility for badging  
>patients and visitors with the Security Department. Perform badge duties during assigned shifts at l 
>ocations where the badging system has been implemented. Become knowledgeable in using UCSF Health re 
>sources to assist patients, staff, and guests, including the APeX patient database, provider directo 
>ries, employee location directories, and other applicable databases. Address needs in public areas w 
>hile being mindful of safety, appearance, and service, and communicate needs to Guest Screening Serv 
>ices leadership as necessary. Facilitate patients and guests to their destinations. Greet, round, su 
>rvey, and assist patients and guests in waiting areas as directed by leadership. Troubleshoot custom 
>er service challenges and resolve customer service issues for the best possible outcomes for the peo 
>ple served. Model UCSF PRIDE values. Communicate clearly and effectively. Push guests in wheelchairs 
> as needed and use UCSF training for safely moving patients and guests. Follow established procedure 
>s to arrange safe movement with the Transport Department when lift equipment is needed. Maintain kno 
>wledge of patient and medical services at UCSF Health and answer general questions about them. Provi 
>de information about local hotels, restaurants, and other community resources. Provide curbside assi 
>stance to patients and visitors in and out of vehicles and provide transportation connections throug 
>h available resources as needed. Act as chaperone for medical providers as needed. Notify providers  
>of patient delays and service issues. Advocate for patients by helping facilitate provider punctuali 
>ty. Communicate provider delays to the front office team. Assist patients with issues and complaints 
> utilizing conflict management skills. Share pertinent information and observations with other healt 
>h team members. Complete referrals to other providers as ordered by the physician. Obtain authorizat 
>ions from insurers for medications. Assist physician staff in writing and sending patient communicat 
>ions. Maintain clean, well-stocked exam rooms. Order and maintain supplies. Maintain lab equipment a 
>nd supply standards as directed by nursing staff or the appropriate supervisor. Perform other relate 
>d duties as needed. Perform other duties as assigned. 
32
t4Qualifications:t3 Under the direction of Guest Screening Services leadership, the Guest Screening Services Representa
 >tive’s primary focus is to ensure guest screening services are effectively delivered to patients and
 > guests of UCSF Health. The position is responsible for greeting, screening, checking in, and badgin
 >g patients and visitors. The representative will also round, survey, and assist as needed in waiting
 > areas as directed by leadership.
5Required Qualifications: - At least 2 years of related experience, preferably in a healthcare settin4 
>g. - Ability to use sound judgment in responding to issues and concerns. - Solid communication and i 
>nterpersonal skills to communicate effectively with all levels of staff verbally and in writing. - S 
>olid organizational skills and ability to multitask with demanding timeframes. - Flexibility to orie 
>nt and work at all UCSF Health locations. - Ability to provide wheelchair and walking escort service 
> for patients. - Ability to tolerate exposure to patients with various outward manifestations of ill 
>ness or injury. - Strong decision-making and problem-solving skills and a positive attitude. - Abili 
>ty to remain positive and support department and hospital leadership and initiatives. - Demonstrated 
> ability to use high-level discretion and maintain a high level of confidentiality. - Demonstrated s 
>kills in problem identification and escalation with good judgment to prevent errors, delays, or wast 
>e. Preferred Qualifications: - Spanish speaking. 
5 Guest Screening Services Representatives are responsible for troubleshooting customer service chall
 >enges and resolving customer service issues for the best possible outcomes for the people we serve. 
 >At times, this includes escorting guests in a wheelchair to their destination and using UCSF trainin
 >g for safely moving patients and guests. If lift equipment is needed, they will follow established p
 >rocedures to arrange safe movement with the Transport Department.
6 
7 The position requires the ability to perform and prioritize multiple tasks and work well with staff
 >, patients, and families in a complex environment. Guest Screening Services Representatives will ser
 >ve as trainers and models for screening, checking in, badging, customer service, and PRIDE values fo
 >r everyone served. The representative may also represent the department and division at UCSF Health 
 >meetings as requested.
8 
9 They are expected to exemplify UCSF Health values through demonstration of exceptional service and 
 >follow UCSF Health Policies and Procedures.
10 
11 Key Responsibilities:
12 * Screen patients and visitors and actively greet them, creating a welcoming atmosphere at UCSF Hea
 >lth entrances.
13 * Verify that patients and/or visitors have completed electronic health screening, or perform in-pe
 >rson health question screening when electronic screening has not been completed.
14 * Check the approved visitor list within APeX to verify clearance.
15 * Check in patients and visitors by matching their identification to the visitor list.
16 * Dispense surgical masks and ask patients and guests to use hand gel.
17 * Provide cross-coverage for the Guest Screening Services team at all UCSF Health locations as sche
 >duled and/or to meet operational needs, including employee breaks, lunch coverage, staff vacations, 
 >and illness-related absences.
18 * Work variable hours, including some evenings, weekends, and holiday shifts, as needed.
19 * Share responsibility for badging patients and visitors with the Security Department.
20 * Perform badge duties during assigned shifts at locations where the badging system has been implem
 >ented.
21 * Become knowledgeable in using UCSF Health resources to assist patients, staff, and guests, includ
 >ing the APeX patient database, provider directories, employee location directories, and other applic
 >able databases.
22 * Address needs in public areas while being mindful of safety, appearance, and service, and communi
 >cate needs to Guest Screening Services leadership as necessary.
23 * Facilitate patients and guests to their destinations.
24 * Greet, round, survey, and assist patients and guests in waiting areas as directed by leadership.
25 * Troubleshoot customer service challenges and resolve customer service issues for the best possibl
 >e outcomes for the people served.
26 * Model UCSF PRIDE values.
27 * Communicate clearly and effectively.
28 * Push guests in wheelchairs as needed and use UCSF training for safely moving patients and guests.
29 * Follow established procedures to arrange safe movement with the Transport Department when lift eq
 >uipment is needed.
30 * Maintain knowledge of patient and medical services at UCSF Health and answer general questions ab
 >out them.
31 * Provide information about local hotels, restaurants, and other community resources.
32 * Provide curbside assistance to patients and visitors in and out of vehicles and provide transport
 >ation connections through available resources as needed.
33 * Act as chaperone for medical providers as needed.
34 * Notify providers of patient delays and service issues.
35 * Advocate for patients by helping facilitate provider punctuality.
36 * Communicate provider delays to the front office team.
37 * Assist patients with issues and complaints utilizing conflict management skills.
38 * Share pertinent information and observations with other health team members.
39 * Complete referrals to other providers as ordered by the physician.
40 * Obtain authorizations from insurers for medications.
41 * Assist physician staff in writing and sending patient communications.
42 * Maintain clean, well-stocked exam rooms.
43 * Order and maintain supplies.
44 * Maintain lab equipment and supply standards as directed by nursing staff or the appropriate super
 >visor.
45 * Perform other related duties as needed.
46 * Perform other duties as assigned.