Back to dashboard

Medical Assistant – Neurosurgery

Job ID 8231 | Run 20260913-151612

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1Location: Monterey, CA
2Location: Monterey, CA Employment Duration: 6 months Department: Neurosurgery The Department of Neur
>ological Surgery at UCSF is home to leading physicians and scientists dedicated to treating patients 
> with neurosurgical disorders and to the search for better therapies and cures. Our mission is to pr 
>ovide the best clinical care to our patients, investigate the most promising advances in neuroscienc 
>e research, and train tomorrow's leaders in neurosurgery. We are recognized by U.S. News & World Rep 
>ort as the #2 hospital for neurosurgery and neurology services in the country. We have neurosurgery  
>services at all major hospitals in the San Francisco Bay Area, providing a full range of exceptional 
> neurosurgical subspecialty care. Under supervision and guided by the policies and procedures of Amb 
>ulatory Services, the Medical Assistant 3 assists in the delivery of care to patients in our Montere 
>y Neurosurgery clinic. The Medical Assistant 3 is required to learn and be able to assist in Adult M 
>onterey Neurosurgery and will actively participate on a multidisciplinary quality improvement team t 
>o improve the health of targeted patients with chronic illness across UCSF Medical Center practices. 
> Work includes a variety of personal care and clinical procedures, including assuring positive care  
>outcomes. The Medical Assistant 3 will perform assigned patient care and laboratory procedures in su 
>pport of the specialty care services provided to patients within the practices and is required to ad 
>here to the Telephone and House Standards adopted by the Medical Center. The role assists the care t 
>eam by coordinating care for patients on and off the daily schedule, acts as a primary conduit for t 
>he transmission of information between providers and patients, and coordinates services for patients 
> who are part of the assigned panel, especially those with serious, complex, or chronic health probl 
>ems. The Medical Assistant 3 will provide advocacy, information, and referral services to patients a 
>nd families to address their medical and psychosocial needs. This position supervises no staff. Work 
> days and hours are Monday through Friday, 8:00 a.m. to 5:00 p.m. Key Responsibilities Perform routi 
>ne clinical functions and document in the patient chart, including vital signs, height, weight, pain 
> screening, and chief complaints. Document use of an interpreter as appropriate and work with interp 
>reting services to facilitate interpreter participation for medical appointments in person, by phone 
>, or by video, if available. Assist providers, APPs, nurses, and patients in preparation for exams a 
>nd/or procedures. Successfully complete appropriate competencies to perform or assist with procedure 
>s as required for the department specialty and determined by the Administrative Nurse or Administrat 
>ive Director, which may include: Performing sterile processing procedures in the outpatient clinic,  
>such as Cidex OPA, and maintaining appropriate logs. Cleaning and preparing instruments for transpor 
>t to the sterile processing department. Assisting in complex medical procedures such as incision and 
> drainage. Act as a chaperone as needed for medical providers. Work as an internal float for the dep 
>artment as requested by the supervisor. Transport patients as directed and ensure their safety. Moni 
>tor patient flow in and out of the clinic. Obtain specimens and perform simple Point of Care Testing 
> as directed, including QA/QC, mini C-arm, and EKGs. Obtain specimens and perform simple laboratory  
>procedures in accordance with policies and procedures related to specimen handling and processing. P 
>articipate in updating mandatory logs, including temperature, disaster cabinet, and crash cart logs. 
> Facilitate referrals to other providers as ordered by the physician. Obtain authorizations from ins 
>urers for medications, referrals, ancillary imaging, procedures, and film and/or slide reviews. Perf 
>orm clinical activities accurately and in a timely manner. Assist physician staff in writing and sen 
>ding patient communications. Comply with Ambulatory Services and Medical Center policies and procedu 
>res for infection control, safety, and administrative and clinical practice, including activities ma 
>ndated by TJC/Title 22. Ensure medication cabinets remain locked at all times. Order medications and 
> medical supplies. Train new HA/MA 3 staff and temporary staff on front- and back-office duties. Dem 
>onstrate courtesy, common sense, and follow-through in telephone communications, including taking an 
>d delivering clinical and non-clinical information, delivering messages, and providing instructions  
>that the care team or provider has asked to be relayed to the patient. Maintain Medical Center Telep 
>hone Standards and uphold the House Standards adopted by the Medical Center. Notify providers of pat 
>ient delays and service issues and help facilitate provider punctuality to maintain optimal clinic s 
>chedules. Communicate provider delays to the front office team and make regular announcements to pat 
>ients in the waiting room or exam room as needed when delays exceed 30 minutes. Share pertinent info 
>rmation and observations with other health team members. Identify and communicate problems to nursin 
>g staff, the care team, or the appropriate supervisor. Offer suggestions for change or improvement i 
>n clinic and practice operations. Assist patients with issues and complaints using conflict manageme 
>nt skills. Utilize the Electronic Health Record (APEX) for documentation within the scope of practic 
>e of a Hospital Assistant, which may include: Documenting vital signs, height, weight, and pain scal 
>e. Entering patient chief complaint and history. Entering patient-reported medications, allergies, a 
>nd Care Everywhere information and reconciling medication records from outside institutions. Orderin 
>g and signing POCT with signed protocol. Documenting point-of-care test results. Entering and pendin 
>g scripted orders from providers. Opening Medication Refill Encounters for providers. Scheduling lab 
>oratory, radiology, and other testing with a written order from a provider. Opening telephone encoun 
>ters and creating encounters from CRM messages. Opening staff messages. Using Care Everywhere and Ac 
>tivate. Maintain clean, well-stocked exam rooms, clinician hub rooms, and lab areas, including order 
>ing and maintaining supplies and maintaining lab equipment. As requested, review the lab log of resu 
>lts and print results for providers. Schedule complex procedures and coordinate services for patient 
>s. Coordinate meal and rest periods with other Hospital Assistants and ensure clinic coverage under  
>the direction of the supervisor or manager. Maintain supply standards as directed by nursing staff o 
>r the appropriate supervisor. Adhere to infection control procedures outlined in the Infection Contr 
>ol Manual. Adhere to Ambulatory Services policies and procedures for cleaning, disinfecting, and ste 
>rilizing equipment. Participate in quality improvement and customer service initiatives such as wait 
>-time studies and outcome data collection from procedures. Cover front desk duties as directed by th 
>e appropriate supervisor. Demonstrate service excellence by following the Everyday PRIDE Guide and U 
>CSF Medical Center standards and expectations for communication and behavior. Use effective communic 
>ation skills with patients and staff, demonstrate proper telephone techniques and etiquette, assist  
>patients and family members needing directions, demonstrate cultural sensitivity, and support positi 
>ve interactions with patients, families, and colleagues. Exhibit tact and professionalism in difficu 
>lt situations according to PRIDE Values and Practices. Adhere to privacy, confidentiality, and secur 
>ity policies and procedures related to Protected Health Information and other sensitive and personal 
> information. Adhere to safety and infection control policies and procedures. Assume accountability  
>for improving quality metrics associated with the department or unit and meeting organizational and  
>departmental targets. Keep work areas neat, orderly, and clutter-free, including hallways, and follo 
>w established cleaning processes. Remove and report broken equipment and furniture. Pick up and disp 
>ose of litter throughout the facility. Post flyers and posters only in designated areas. Correct or  
>report unsafe conditions to the appropriate departments. Protect the physical environment and equipm 
>ent from damage and theft. Perform other duties related to patient care activities as required and a 
>ssigned. Perform other patient care and administrative duties as required and provide coverage for M 
>arin Neurosurgery practice and nine Adult Medical and Surgical Multi-Specialties Clinics, including  
>booking appointments, tests, surgeries and authorizations, and checking in patients. 
32
t4Qualifications:t3 Employment Duration: 6 months
5Required Qualifications: - One year of experience as a Medical Assistant/Hospital Assistant in a med4 
>ical practice. - Knowledge and abilities essential to the successful performance of the duties assig 
>ned to the position. - Medical Assistant Certification. - Current American Heart Association CPR Cer 
>tification. - Demonstrated computer familiarity and keyboard skills, including computer literacy in  
>programs such as Microsoft Word and Excel. - Willingness to learn new computer programs as needed to 
> sustain practice operations. - Ability to work effectively with people from diverse cultures and di 
>verse socioeconomic situations. - Ability to support Marin Neurosurgery Practice and nine Adult Medi 
>cal and Surgical Multi-Specialties Clinics. - Ability to travel and work between all satellite locat 
>ions and UCSF campuses. - Demonstrated ability to provide appropriate care based on the needs of a s 
>pecific individual, including the patient's age. Populations served include adolescent, adult, and g 
>eriatric patients. Preferred Qualifications: - Familiarity with Epic/APEX. - Demonstrated fluency in 
> Spanish or Chinese, including speaking, reading, and writing. - Internal Medicine, Geriatric, or Fa 
>mily Medicine experience. - Experience collecting and entering data, identifying errors and missing  
>information, and performing basic analysis. - Experience working with the public, preferably in a me 
>dical, hospital, or clinic environment. 
5 Department: Neurosurgery
6 
7 The Department of Neurological Surgery at UCSF is home to leading physicians and scientists dedicat
 >ed to treating patients with neurosurgical disorders and to the search for better therapies and cure
 >s. Our mission is to provide the best clinical care to our patients, investigate the most promising 
 >advances in neuroscience research, and train tomorrow's leaders in neurosurgery.
8 
9 We are recognized by U.S. News & World Report as the #2 hospital for neurosurgery and neurology ser
 >vices in the country. We have neurosurgery services at all major hospitals in the San Francisco Bay 
 >Area, providing a full range of exceptional neurosurgical subspecialty care.
10 
11 Under supervision and guided by the policies and procedures of Ambulatory Services, the Medical Ass
 >istant 3 assists in the delivery of care to patients in our Monterey Neurosurgery clinic.
12 
13 The Medical Assistant 3 is required to learn and be able to assist in Adult Monterey Neurosurgery a
 >nd will actively participate on a multidisciplinary quality improvement team to improve the health o
 >f targeted patients with chronic illness across UCSF Medical Center practices. Work includes a varie
 >ty of personal care and clinical procedures, including assuring positive care outcomes.
14 
15 The Medical Assistant 3 will perform assigned patient care and laboratory procedures in support of 
 >the specialty care services provided to patients within the practices and is required to adhere to t
 >he Telephone and House Standards adopted by the Medical Center. The role assists the care team by co
 >ordinating care for patients on and off the daily schedule, acts as a primary conduit for the transm
 >ission of information between providers and patients, and coordinates services for patients who are 
 >part of the assigned panel, especially those with serious, complex, or chronic health problems. The 
 >Medical Assistant 3 will provide advocacy, information, and referral services to patients and famili
 >es to address their medical and psychosocial needs.
16 
17 This position supervises no staff. Work days and hours are Monday through Friday, 8:00 a.m. to 5:00
 > p.m.
18 
19 Key Responsibilities
20 * Perform routine clinical functions and document in the patient chart, including vital signs, heig
 >ht, weight, pain screening, and chief complaints.
21 * Document use of an interpreter as appropriate and work with interpreting services to facilitate i
 >nterpreter participation for medical appointments in person, by phone, or by video, if available.
22 * Assist providers, APPs, nurses, and patients in preparation for exams and/or procedures.
23 
24 * Successfully complete appropriate competencies to perform or assist with procedures as required f
 >or the department specialty and determined by the Administrative Nurse or Administrative Director, w
 >hich may include:
25 * Performing sterile processing procedures in the outpatient clinic, such as Cidex OPA, and maintai
 >ning appropriate logs.
26 * Cleaning and preparing instruments for transport to the sterile processing department.
27 * Assisting in complex medical procedures such as incision and drainage.
28 
29 * Act as a chaperone as needed for medical providers.
30 * Work as an internal float for the department as requested by the supervisor.
31 * Transport patients as directed and ensure their safety.
32 * Monitor patient flow in and out of the clinic.
33 * Obtain specimens and perform simple Point of Care Testing as directed, including QA/QC, mini C-ar
 >m, and EKGs.
34 * Obtain specimens and perform simple laboratory procedures in accordance with policies and procedu
 >res related to specimen handling and processing.
35 * Participate in updating mandatory logs, including temperature, disaster cabinet, and crash cart l
 >ogs.
36 * Facilitate referrals to other providers as ordered by the physician.
37 * Obtain authorizations from insurers for medications, referrals, ancillary imaging, procedures, an
 >d film and/or slide reviews.
38 * Perform clinical activities accurately and in a timely manner.
39 * Assist physician staff in writing and sending patient communications.
40 * Comply with Ambulatory Services and Medical Center policies and procedures for infection control,
 > safety, and administrative and clinical practice, including activities mandated by TJC/Title 22.
41 * Ensure medication cabinets remain locked at all times.
42 * Order medications and medical supplies.
43 * Train new HA/MA 3 staff and temporary staff on front- and back-office duties.
44 * Demonstrate courtesy, common sense, and follow-through in telephone communications, including tak
 >ing and delivering clinical and non-clinical information, delivering messages, and providing instruc
 >tions that the care team or provider has asked to be relayed to the patient.
45 * Maintain Medical Center Telephone Standards and uphold the House Standards adopted by the Medical
 > Center.
46 * Notify providers of patient delays and service issues and help facilitate provider punctuality to
 > maintain optimal clinic schedules.
47 * Communicate provider delays to the front office team and make regular announcements to patients i
 >n the waiting room or exam room as needed when delays exceed 30 minutes.
48 * Share pertinent information and observations with other health team members.
49 * Identify and communicate problems to nursing staff, the care team, or the appropriate supervisor.
50 * Offer suggestions for change or improvement in clinic and practice operations.
51 * Assist patients with issues and complaints using conflict management skills.
52 
53 * Utilize the Electronic Health Record (APEX) for documentation within the scope of practice of a H
 >ospital Assistant, which may include:
54 * Documenting vital signs, height, weight, and pain scale.
55 * Entering patient chief complaint and history.
56 * Entering patient-reported medications, allergies, and Care Everywhere information and reconciling
 > medication records from outside institutions.
57 * Ordering and signing POCT with signed protocol.
58 * Documenting point-of-care test results.
59 * Entering and pending scripted orders from providers.
60 * Opening Medication Refill Encounters for providers.
61 * Scheduling laboratory, radiology, and other testing with a written order from a provider.
62 * Opening telephone encounters and creating encounters from CRM messages.
63 * Opening staff messages.
64 * Using Care Everywhere and Activate.
65 
66 * Maintain clean, well-stocked exam rooms, clinician hub rooms, and lab areas, including ordering a
 >nd maintaining supplies and maintaining lab equipment.
67 * As requested, review the lab log of results and print results for providers.
68 * Schedule complex procedures and coordinate services for patients.
69 * Coordinate meal and rest periods with other Hospital Assistants and ensure clinic coverage under 
 >the direction of the supervisor or manager.
70 * Maintain supply standards as directed by nursing staff or the appropriate supervisor.
71 * Adhere to infection control procedures outlined in the Infection Control Manual.
72 * Adhere to Ambulatory Services policies and procedures for cleaning, disinfecting, and sterilizing
 > equipment.
73 * Participate in quality improvement and customer service initiatives such as wait-time studies and
 > outcome data collection from procedures.
74 * Cover front desk duties as directed by the appropriate supervisor.
75 * Demonstrate service excellence by following the Everyday PRIDE Guide and UCSF Medical Center stan
 >dards and expectations for communication and behavior.
76 * Use effective communication skills with patients and staff, demonstrate proper telephone techniqu
 >es and etiquette, assist patients and family members needing directions, demonstrate cultural sensit
 >ivity, and support positive interactions with patients, families, and colleagues.
77 * Exhibit tact and professionalism in difficult situations according to PRIDE Values and Practices.
78 * Adhere to privacy, confidentiality, and security policies and procedures related to Protected Hea
 >lth Information and other sensitive and personal information.
79 * Adhere to safety and infection control policies and procedures.
80 * Assume accountability for improving quality metrics associated with the department or unit and me
 >eting organizational and departmental targets.
81 * Keep work areas neat, orderly, and clutter-free, including hallways, and follow established clean
 >ing processes.
82 * Remove and report broken equipment and furniture.
83 * Pick up and dispose of litter throughout the facility.
84 * Post flyers and posters only in designated areas.
85 * Correct or report unsafe conditions to the appropriate departments.
86 * Protect the physical environment and equipment from damage and theft.
87 * Perform other duties related to patient care activities as required and assigned.
88 * Perform other patient care and administrative duties as required and provide coverage for Marin N
 >eurosurgery practice and nine Adult Medical and Surgical Multi-Specialties Clinics, including bookin
 >g appointments, tests, surgeries and authorizations, and checking in patients.