Back to dashboard

Practice Coordinator 3

Job ID 8002 | Run 20260913-151612

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1As a patient-focused organization, UCSF Medical Center exists to enhance the health and well-being o
 >f people through patient care, research and education. Success in this mission requires a culture of
 > collaboration, excellence, leadership, and respect. UCSF Medical Center seeks faculty and staff tha
 >t are committed to the values of professionalism, respect, integrity, diversity, and excellence that
 > are integral to our mission.
2As a patient-focused organization, UCSF Medical Center exists to enhance the health and well-being o
>f people through patient care, research and education. Success in this mission requires a culture of 
> collaboration, excellence, leadership, and respect. UCSF Medical Center seeks faculty and staff tha 
>t are committed to the values of professionalism, respect, integrity, diversity, and excellence that 
> are integral to our mission. The Practice Coordinator 3 is primarily responsible for representing t 
>he administrative team as the public face of the Practice and works closely with the administrative, 
> clinical and management teams to support practice operations and customer service recovery and inte 
>rvention efforts. S/he provides support to all functions of the administrative teams including but n 
>ot limited to: CRM messages, telephone encounters, referrals, APeX in-baskets, scanning, filing, aut 
>horizations, and billing. The PC 3 is responsible for the maintenance of all routine clerical operat 
>ions and communications. S/he adheres to the UCSF House and Telephone Standards and is sensitive to  
>the needs of patients, staff and providers at all times.  The PC 3 is a team player who works closel 
>y with others and who is flexible in dealing with the changing priorities.  S/he is a self-reliant i 
>ndividual who synthesizes his/her knowledge of practice operations in order to problem-solve, priori 
>tize and facilitate complex transactions in the course of his/her daily activities. This position ma 
>kes a difference for patients in an outpatient care unit by providing excellent customer service, fa 
>cilitating and ensuring the accuracy of the information flow between medical, hospital staff and dep 
>artments to maximize unit efficiency. The PC 3 is required to work at any UCSF campus as needed and  
>scheduled. 
32
t4Qualifications:t3 The Practice Coordinator 3 is primarily responsible for representing the administrative team as the
 > public face of the Practice and works closely with the administrative, clinical and management team
 >s to support practice operations and customer service recovery and intervention efforts. S/he provid
 >es support to all functions of the administrative teams including but not limited to: CRM messages, 
 >telephone encounters, referrals, APeX in-baskets, scanning, filing, authorizations, and billing. 
5REQUIRED - High School graduate or equivalent with four years related experience; or college degree 4 
>and 6 months related experience; or equivalent combination of education and experience. - Successful 
>ly passes fingerprinting protocol and is approved to be a cash collector - Strong computer skills, i 
>ncluding basic keyboarding skills, and experience with at least two Office-type software programs (i 
>.e., Outlook, Word and Excel). Proven ability to navigate through multiple patient records systems.  
>Able to sit at a computer terminal with telephone headphones for extended period of time. - Ability  
>to analyze situations, prioritizes, and develops solutions and makes recommendations. - Ability to w 
>ork with minimal supervision - Ability to use good judgment and work independently, at times under t 
>he pressure of deadlines - Ability to access situations prioritizes workload, develop solutions and  
>make recommendations. - Excellent customer service and communication/interpersonal skills, both over 
> the telephone and directly. - Able to sit at a computer terminal with telephone headphones for exte 
>nded periods of time. - Basic math skills required. - Proven ability to deal with a wide variety of  
>individuals; - Ability to deal sensitively and effectively with patients. - Excellent organizational 
> and problem-solving skills. - Strong writing skills to include the ability to compose, edit, and pr 
>oof a wide variety of documents. - Demonstrated administrative/office coordination skills. - Demonst 
>rated knowledge of medical practice terminology. - Within six months of start date, based upon compl 
>etion of training, the Supervisor, completes the proficiency checklist with the employee. This inclu 
>des the following areas if applicable - Referrals (Incoming referral entry) and handling all referra 
>l WQs - Pend orders - Pend smart sets - Schedule surgeries - Work applicable work queues - Enter/edi 
>t outside test results - Messaging (CRM) if applicable - 2nd calls in CRM if applicable - Telephone  
>encounters - My open encounter - Staff message - New message - Route Patient advice request to provi 
>ders (My Chart) - Patient Schedule (My Chart) - Letters - Pools - Patient look up - Check in process 
> - Check out process - Comment field - Quick note - Scanning Preferred Qualifications: - Bachelor de 
>gree in applicable area - Demonstrated experience in health care (may include medical, dental or vet 
>erinary) in the following areas: patient scheduling, insurance verification, medical record data abs 
>traction, or patient financial services. - Prior experience with appointment, ancillary service or s 
>urgical scheduling or a combination of all three. - Bi-lingual or multi-lingual capability (Spanish, 
> Cantonese, and Russian) strongly preferred. - Prior experience with EPIC. 
5 The PC 3 is responsible for the maintenance of all routine clerical operations and communications. 
 >S/he adheres to the UCSF House and Telephone Standards and is sensitive to the needs of patients, st
 >aff and providers at all times. The PC 3 is a team player who works closely with others and who is f
 >lexible in dealing with the changing priorities. S/he is a self-reliant individual who synthesizes h
 >is/her knowledge of practice operations in order to problem-solve, prioritize and facilitate complex
 > transactions in the course of his/her daily activities.
6 
7 This position makes a difference for patients in an outpatient care unit by providing excellent cus
 >tomer service, facilitating and ensuring the accuracy of the information flow between medical, hospi
 >tal staff and departments to maximize unit efficiency. The PC 3 is required to work at any UCSF camp
 >us as needed and scheduled.