Back to dashboard

Medical Assistant – Primary Care

Job ID 7877 | Run 20260913-151612

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1Employment Duration: 3 months (w/ potential for extension)
2Employment Duration: 3 months (w/ potential for extension) Under supervision of the Nurse Manager, g
>uided by policies and procedures of Ambulatory Services, the Hospital Assistant II assists in the de 
>livery of care to patients being seen in the practice. They perform assigned patient care procedures 
> in support of the care services provided to patients within the practice and are required to adhere 
> to the Telephone and House Standards adopted by the department. The Hospital Assistant II also assi 
>sts with front- and back-office responsibilities, including scheduling, pre-registering, verifying i 
>nsurance, obtaining referrals and authorizations, and coordinating required medical and financial in 
>formation. They work as a team member with other staff and consistently project a professional, cari 
>ng, and courteous demeanor. The Hospital Assistant II is responsible for efficient patient flow and  
>provides support to multiple physicians. They communicate with referring physicians’ offices and ser 
>ve as a liaison for outside providers. They are responsible for insurance authorizations and pharmac 
>y refills, as well as complicated treatment authorizations and hospital admission arrangements. The  
>Medical Assistant must have flexibility to cover multiple UCSF Health center clinics. Key Responsibi 
>lities: Monitor patient flow in and out of the clinic. Obtain patients’ vital signs, height, weight, 
> pain screening, and documentation of chief complaints, and may room patients. Utilize ApeX for docu 
>mentation within the scope of practice of a Medical Assistant. Assist nurses and providers in prepar 
>ation for exams and/or equipment, such as biopsy/PAP. Update HCM banner. Carry out orders, provide A 
>VS, schedule follow-up, and discharge patients. Obtain specimens and perform simple Point of Care Te 
>sting as directed, including QA/QC and EKGs. Upon successful completion of UCSF-specific medication  
>administration tests, training, modules, and observations, administer injectable vaccines after veri 
>fication of medication and dose with the provider immediately prior to vaccine administration. Compl 
>y with all Ambulatory Services and Medical Center policies and procedures for infection control, saf 
>ety, administrative, and clinical practice. Comply with activities mandated by TJC/Title 22. Transpo 
>rt patients as directed and ensure their safety. Document use of an interpreter as appropriate. Work 
> with interpreting services to facilitate interpreter participation for medical appointments in pers 
>on, by video, or by phone. Utilize ambulatory non-provider protocols to order and sign POCTs. Partic 
>ipate in updating mandatory logs, including temperature, disaster cabinet, and crash cart logs. Perf 
>orm clinical activities accurately and in a timely manner. Assist with procedures as needed for the  
>department specialty and as determined by the Manager or Director. Perform in-basket functions ident 
>ified as areas of responsibility related to patient messages, labs, authorizations, and other tasks. 
> Act as a chaperone as needed for medical providers. Notify providers of patient delays and service  
>issues. Advocate for patients by helping facilitate provider punctuality. Communicate provider delay 
>s to the front-office team and assist patients with issues and complaints using conflict-management  
>skills. Share pertinent information and observations with other health team members. Complete referr 
>als to other providers as ordered by the physician, obtain authorizations from insurers for medicati 
>ons, and assist physician staff in writing and sending patient communications. Maintain clean, well- 
>stocked exam rooms and maintain lab equipment and supply standards as directed by nursing staff or t 
>he appropriate supervisor. Demonstrate service excellence by following the Everyday PRIDE Guide and  
>UCSF Medical Center standards and expectations for communication and behavior. Use effective communi 
>cation skills with patients and staff; demonstrate proper telephone techniques and etiquette; assist 
> patients and family members needing directions; show sensitivity to cultural differences; and demon 
>strate positive, supportive teamwork. Exhibit tact and professionalism in difficult situations accor 
>ding to PRIDE Values and Practices. Understand and adhere to privacy, confidentiality, and security  
>policies and procedures related to Protected Health Information (PHI) and other sensitive and person 
>al information. Understand and adhere to safety and infection-control policies and procedures. Assum 
>e accountability for improving quality metrics associated with the department/unit and meeting organ 
>izational and departmental targets. Keep working areas neat, orderly, and clutter-free, including ha 
>llways. Follow cleaning processes, return items to their appropriate locations, and remove and repor 
>t broken equipment and furniture. Pick up and dispose of litter found throughout the facility. Post  
>flyers and posters only in designated areas. Know where the Environment of Care Manual is kept in th 
>e department and correct or report unsafe conditions to the appropriate departments. Protect the phy 
>sical environment and equipment from damage and theft. Assist in other departments when necessary. P 
>ractice and maintain State and other regulatory body policies. Demonstrate accountability and respon 
>sibility for department expectations and standards. Perform other relevant duties as needed. 
32
t4Qualifications:t3 Under supervision of the Nurse Manager, guided by policies and procedures of Ambulatory Services, t
 >he Hospital Assistant II assists in the delivery of care to patients being seen in the practice. The
 >y perform assigned patient care procedures in support of the care services provided to patients with
 >in the practice and are required to adhere to the Telephone and House Standards adopted by the depar
 >tment.
5Required Qualifications - Knowledge and abilities essential to the successful performance of the dut4 
>ies assigned to the position. - Current American Heart Association CPR certification. - Minimum of o 
>ne year of recent experience working in a busy health care environment. 
5 The Hospital Assistant II also assists with front- and back-office responsibilities, including sche
 >duling, pre-registering, verifying insurance, obtaining referrals and authorizations, and coordinati
 >ng required medical and financial information. They work as a team member with other staff and consi
 >stently project a professional, caring, and courteous demeanor.
6 
7 The Hospital Assistant II is responsible for efficient patient flow and provides support to multipl
 >e physicians. They communicate with referring physicians’ offices and serve as a liaison for outside
 > providers. They are responsible for insurance authorizations and pharmacy refills, as well as compl
 >icated treatment authorizations and hospital admission arrangements. The Medical Assistant must have
 > flexibility to cover multiple UCSF Health center clinics.
8 
9 Key Responsibilities:
10 * Monitor patient flow in and out of the clinic.
11 * Obtain patients’ vital signs, height, weight, pain screening, and documentation of chief complain
 >ts, and may room patients.
12 * Utilize ApeX for documentation within the scope of practice of a Medical Assistant.
13 * Assist nurses and providers in preparation for exams and/or equipment, such as biopsy/PAP.
14 * Update HCM banner. Carry out orders, provide AVS, schedule follow-up, and discharge patients.
15 * Obtain specimens and perform simple Point of Care Testing as directed, including QA/QC and EKGs.
16 * Upon successful completion of UCSF-specific medication administration tests, training, modules, a
 >nd observations, administer injectable vaccines after verification of medication and dose with the p
 >rovider immediately prior to vaccine administration.
17 * Comply with all Ambulatory Services and Medical Center policies and procedures for infection cont
 >rol, safety, administrative, and clinical practice. Comply with activities mandated by TJC/Title 22.
18 * Transport patients as directed and ensure their safety.
19 * Document use of an interpreter as appropriate. Work with interpreting services to facilitate inte
 >rpreter participation for medical appointments in person, by video, or by phone.
20 * Utilize ambulatory non-provider protocols to order and sign POCTs.
21 * Participate in updating mandatory logs, including temperature, disaster cabinet, and crash cart l
 >ogs.
22 * Perform clinical activities accurately and in a timely manner.
23 * Assist with procedures as needed for the department specialty and as determined by the Manager or
 > Director.
24 * Perform in-basket functions identified as areas of responsibility related to patient messages, la
 >bs, authorizations, and other tasks.
25 * Act as a chaperone as needed for medical providers.
26 * Notify providers of patient delays and service issues.
27 * Advocate for patients by helping facilitate provider punctuality.
28 * Communicate provider delays to the front-office team and assist patients with issues and complain
 >ts using conflict-management skills.
29 * Share pertinent information and observations with other health team members.
30 * Complete referrals to other providers as ordered by the physician, obtain authorizations from ins
 >urers for medications, and assist physician staff in writing and sending patient communications.
31 * Maintain clean, well-stocked exam rooms and maintain lab equipment and supply standards as direct
 >ed by nursing staff or the appropriate supervisor.
32 * Demonstrate service excellence by following the Everyday PRIDE Guide and UCSF Medical Center stan
 >dards and expectations for communication and behavior.
33 * Use effective communication skills with patients and staff; demonstrate proper telephone techniqu
 >es and etiquette; assist patients and family members needing directions; show sensitivity to cultura
 >l differences; and demonstrate positive, supportive teamwork.
34 * Exhibit tact and professionalism in difficult situations according to PRIDE Values and Practices.
35 * Understand and adhere to privacy, confidentiality, and security policies and procedures related t
 >o Protected Health Information (PHI) and other sensitive and personal information.
36 * Understand and adhere to safety and infection-control policies and procedures.
37 * Assume accountability for improving quality metrics associated with the department/unit and meeti
 >ng organizational and departmental targets.
38 * Keep working areas neat, orderly, and clutter-free, including hallways. Follow cleaning processes
 >, return items to their appropriate locations, and remove and report broken equipment and furniture.
39 * Pick up and dispose of litter found throughout the facility.
40 * Post flyers and posters only in designated areas.
41 * Know where the Environment of Care Manual is kept in the department and correct or report unsafe 
 >conditions to the appropriate departments.
42 * Protect the physical environment and equipment from damage and theft.
43 * Assist in other departments when necessary.
44 * Practice and maintain State and other regulatory body policies.
45 * Demonstrate accountability and responsibility for department expectations and standards.
46 * Perform other relevant duties as needed.