Back to dashboard

Administrative Program Manager

Job ID 7195 | Run 20260913-151612

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1Employment Duration: 4 months (w/ potential for extension)
2Employment Duration: 4 months (w/ potential for extension) Position Structure: Hybrid (fully on-site
> to start and then 2–3 days per week on-site) Uses skills as a seasoned and experienced administrati 
>ve operations professional to manage, plan, and administer the operations of a small to mid-sized ac 
>ademic or non-academic department or organizational unit with limited scope. May report to a chair,  
>director, or a higher-level administrative operations professional or manager. Performs short- and l 
>ong-term planning for the organization. May supervise staff or students. Demonstrates good judgment  
>in selecting methods and techniques for obtaining solutions. Under the general supervision of the CA 
>O, the Administrative Program Manager provides project and program management support to the unit an 
>d its leaders. They will work closely with other departments and units across campus, as well as ext 
>ernal organizations, and must use diplomacy and tact in these interactions. They will work closely w 
>ith the unit to develop, implement, and review operational policies and procedures. The incumbent wi 
>ll be responsible for managing CVRI’s administrative programs and strategic initiatives, including m 
>eeting and event planning for high-level events such as the CVRI annual scientific retreat; planning 
> and executing CVRI’s communication strategy, including the website, newsletters, and general commun 
>ications; providing support for CVRI’s T32 training grant(s); supporting faculty recruitment; and pr 
>oviding administrative support to CVRI leadership, including process improvement on administrative p 
>rocesses and staffing and taking minutes at meetings. The Administrative Program Manager must be abl 
>e to prioritize in a fast-paced environment, independently analyze issues, work with minimal supervi 
>sion, and be exceedingly well-organized and flexible. Since the incumbent will interact with a wide  
>range of audiences, diplomacy and tact are essential, together with excellent verbal and written com 
>munication skills. The primary mission of the Cardiovascular Research Institute (CVRI), the largest  
>organized research unit on the San Francisco campus, is to promote fundamental and clinical research 
> on the cardiovascular and pulmonary respiratory systems and to provide opportunities for postdoctor 
>al training in these fields. With over 200 faculty, staff, and postdoctoral fellows, the CVRI suppor 
>ts faculty from a variety of departments, including Medicine, Biochemistry, Biophysics, Lab Medicine 
>, Pediatrics, Anatomy, Anesthesia, Pharmaceutical Chemistry, Physiology, and Cellular and Molecular  
>Pharmacology. Key Responsibilities: Administrative and Program Management Manage, plan, and administ 
>er a range of administrative operations and programs for CVRI to support the unit and its leaders. A 
>dministrative operations include budgetary financial management and human resources and may include  
>IT, facilities, student services, and/or contracts and grants. Work closely with the CAO to set and  
>implement policies, procedures, and systems and follow through with implementation. Liaise with othe 
>r departments and units across campus to support CVRI’s mission and achieve unit goals. Assist with  
>reviewing CVRI’s processes and procedures to identify opportunities for improvement. Assist with the 
> design and maintenance of CVRI’s website content. Draft newsletters and other communications to the 
> public and CVRI constituents and colleagues. Support CVRI’s T32 training grant(s) and education and 
> training programs, including recruitment, reporting, grant renewal efforts, and program improvement 
> projects. Coordinate and participate in a variety of human resources activities, including faculty  
>and staff recruitment efforts, such as arranging travel, planning itineraries, and facilitating sear 
>ch committee meetings. Event Planning and Meeting Support Administer facilities and space logistics  
>and manage equipment needs. Plan and provide logistical support for high-profile CVRI events such as 
> the Annual Retreat, holiday party, donor appreciation events, and institute-wide team-building even 
>ts. Provide logistical support for day-to-day CVRI meetings such as the CVRI Executive Committee, fa 
>culty research meetings, trainee seminars, and staff meetings. Support includes scheduling meetings, 
> preparing and distributing agendas, taking notes, and drafting and circulating meeting minutes. Adm 
>inistrative Support Provide administrative support for CVRI leadership and assist the unit with othe 
>r projects as assigned. 
32
t4Qualifications:t3 Position Structure: Hybrid (fully on-site to start and then 2-3 days per week on-site)
5Required Qualifications - Minimum five years of related experience. - Interpersonal skills, includin4 
>g verbal and written communication, active listening, critical thinking, persuasiveness, advising, a 
>nd counseling skills. - Experience with event planning. - Ability to use discretion and maintain con 
>fidentiality. - Strong skills in short-term planning, analysis, problem-solving, and customer servic 
>e. - Proven skill in interacting with diverse populations. - Demonstrated ability to handle difficul 
>t or volatile situations/individuals effectively. - Proven liaison and/or negotiating skills. - Inte 
>rmediate proficiency in standard software applications, including Word, Excel, PowerPoint, and email 
> applications. Preferred Qualifications - Bachelor’s degree in a related area and/or equivalent expe 
>rience/training. - Knowledge of a variety of administrative operational activities, such as basic fu 
>ndraising processes, risk management planning, website design, accounting and payroll, and contracts 
> and grants regulations and guidelines. 
5 Uses skills as a seasoned and experienced administrative operations professional to manage, plan, a
 >nd administer the operations of a small to mid-sized academic or non-academic department or organiza
 >tional unit with limited scope. May report to a chair, director, or a higher-level administrative op
 >erations professional or manager. Performs short- and long-term planning for the organization. May s
 >upervise staff or students. Demonstrates good judgment in selecting methods and techniques for obtai
 >ning solutions.
6 
7 Under the general supervision of the CAO, the Administrative Program Manager provides project and p
 >rogram management support to the unit and its leaders. They will work closely with other departments
 > and units across campus, as well as external organizations, and must use diplomacy and tact in thes
 >e interactions. They will work closely with the unit to develop, implement, and review operational p
 >olicies and procedures.
8 
9 The incumbent will be responsible for managing CVRI’s administrative programs and strategic initiat
 >ives, including meeting and event planning for high-level events such as the CVRI annual scientific 
 >retreat; planning and executing CVRI’s communication strategy, including the website, newsletters, a
 >nd general communications; providing support for CVRI’s T32 training grant(s); supporting faculty re
 >cruitment; and providing administrative support to CVRI leadership, including process improvement on
 > administrative processes and staffing and taking minutes at meetings.
10 
11 The Administrative Program Manager must be able to prioritize in a fast-paced environment, independ
 >ently analyze issues, work with minimal supervision, and be exceedingly well-organized and flexible.
 > Since the incumbent will interact with a wide range of audiences, diplomacy and tact are essential,
 > together with excellent verbal and written communication skills.
12 
13 The primary mission of the Cardiovascular Research Institute (CVRI), the largest organized research
 > unit on the San Francisco campus, is to promote fundamental and clinical research on the cardiovasc
 >ular and pulmonary respiratory systems and to provide opportunities for postdoctoral training in the
 >se fields. With over 200 faculty, staff, and postdoctoral fellows, the CVRI supports faculty from a 
 >variety of departments, including Medicine, Biochemistry, Biophysics, Lab Medicine, Pediatrics, Anat
 >omy, Anesthesia, Pharmaceutical Chemistry, Physiology, and Cellular and Molecular Pharmacology.
14 
15 Key Responsibilities:
16 
17 Administrative and Program Management
18 * Manage, plan, and administer a range of administrative operations and programs for CVRI to suppor
 >t the unit and its leaders. Administrative operations include budgetary financial management and hum
 >an resources and may include IT, facilities, student services, and/or contracts and grants.
19 * Work closely with the CAO to set and implement policies, procedures, and systems and follow throu
 >gh with implementation.
20 * Liaise with other departments and units across campus to support CVRI’s mission and achieve unit 
 >goals.
21 * Assist with reviewing CVRI’s processes and procedures to identify opportunities for improvement.
22 * Assist with the design and maintenance of CVRI’s website content.
23 * Draft newsletters and other communications to the public and CVRI constituents and colleagues.
24 * Support CVRI’s T32 training grant(s) and education and training programs, including recruitment, 
 >reporting, grant renewal efforts, and program improvement projects.
25 
26 * Coordinate and participate in a variety of human resources activities, including faculty and staf
 >f recruitment efforts, such as arranging travel, planning itineraries, and facilitating search commi
 >ttee meetings.
27 
28 Event Planning and Meeting Support
29 * Administer facilities and space logistics and manage equipment needs.
30 * Plan and provide logistical support for high-profile CVRI events such as the Annual Retreat, holi
 >day party, donor appreciation events, and institute-wide team-building events.
31 
32 * Provide logistical support for day-to-day CVRI meetings such as the CVRI Executive Committee, fac
 >ulty research meetings, trainee seminars, and staff meetings. Support includes scheduling meetings, 
 >preparing and distributing agendas, taking notes, and drafting and circulating meeting minutes.
33 
34 Administrative Support
35 * Provide administrative support for CVRI leadership and assist the unit with other projects as ass
 >igned.