Back to dashboard

Operations Manager, CRS

Job ID 6828 | Run 20260913-151612

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1Job Summary:
2Job Summary: The Operations Manager will serve as the administrative manager for the Center for Repr
>oductive Sciences (CRS) in the Department of Obstetrics, Gynecology, and Reproductive Sciences (Ob,  
>Gyn, & RS) managing both office and laboratory spaces of the Center. This position will receive dire 
>ction from the Sr. Director of Administration overseeing the Parnassus site and the Associate Chair  
>of Administration and Finance in the form of objectives with deadline driven goals. They will be res 
>ponsible for managing the daily operations and facilitating the activities of the Center including H 
>R, compliance, space and facilities (i.e. wet lab sites and office), equipment management, purchasin 
>g, communications, and IT, as well as collaborating with the Research/Finance team on financial/acco 
>unting and research administration. In addition, the Operations Manager will also serve as the Execu 
>tive Assistant to the Director of the CRS. Responsibilities for this function include arranging comp 
>lex calendar appointments, meeting setups for multiple leadership entities with conflicting demands  
>and medium to large-scale events, and arranging complex international/domestic travel requests, as w 
>ell as processing expense reimbursements. The Operations Manager will manage the end-to-end logistic 
>al operations of both interdepartmental and UCSF wide meetings and will take the lead in serving as  
>the main point of contact to all participants, triage and troubleshooting both low to escalated inqu 
>iries/issues to ensure attendees and facilitators have smooth and productive experience. In addition 
> to these responsibilities, this position will be collaborating with the administrations of other de 
>partments and ORUs whose faculty belong as either a core or affiliate member of the Center. Other re 
>sponsibilities for the Operations Manager include but are not limited to: Organizing multi-layered i 
>nterviews for faculty recruitments; Facilitating logistics for Center meetings, retreats, and/or eve 
>nts; Drafting and editing high-level correspondences as directed by leadership; Acts as a central li 
>aison for information related to the department for both ancillary departments and external organiza 
>tions, as needed; Manage on-boarding logistics and coordination for both faculty and staff hires, as 
> well as serving as the main point of contact for operational activities in CRS. This will also incl 
>ude the off-boarding process as they arise. The Operations Manager must be able to prioritize in a f 
>ast-paced environment, independently analyze issues, work with minimal supervision, and be exceeding 
>ly well-organized and flexible. This position will have an active part in attending meetings, repres 
>enting on behalf of leadership as directed, synthesizing meeting data and materials, and creating pr 
>oject timeline deliverables to ensure divisional projects are developed, implemented, and launched b 
>y the set deadlines. Diplomacy and tact are essential, together with excellent verbal and written co 
>mmunication skills. Flexibility, pragmatic problem-solving skills, and a team player mindset will co 
>ntribute to their success in supporting a diverse team. This position may also require performing ot 
>her duties as assigned, providing backup support as needed. Department Summary: The Department of Ob 
>stetrics, Gynecology and Reproductive Sciences (Ob, Gyn & RS) is a major academic Department in the  
>School of Medicine, engaged in clinical, research and training activities at the Parnassus, Mount Zi 
>on, and Zuckerberg San Francisco General Hospital campuses, the new Betty Irene Moore Women’s Hospit 
>al at Mission Bay, as well as satellite locations throughout the Bay Area, with an annual operating  
>budget of $149 million. The Department has 134 full-time faculty, 117 other academic appointees, 13  
>post-doctoral fellows, 22 clinical fellows, 32 residents, 138 voluntary clinical faculty and 270 sta 
>ff. The mission of the Department of Obstetrics, Gynecology & Reproductive Sciences is to improve th 
>e lives and health of all women through excellence, innovation and leadership in patient care, scien 
>tific discovery, education, advocacy, and diversity, equity and inclusion. We are committed to provi 
>ding quality health care services; educating health care providers and investigators; and conducting 
> research to advance know ledge in our field. 
32
t4Qualifications:t3 The Operations Manager will serve as the administrative manager for the Center for Reproductive Sci
 >ences (CRS) in the Department of Obstetrics, Gynecology, and Reproductive Sciences (Ob, Gyn, & RS) m
 >anaging both office and laboratory spaces of the Center. This position will receive direction from t
 >he Sr. Director of Administration overseeing the Parnassus site and the Associate Chair of Administr
 >ation and Finance in the form of objectives with deadline driven goals. They will be responsible for
 > managing the daily operations and facilitating the activities of the Center including HR, complianc
 >e, space and facilities (i.e. wet lab sites and office), equipment management, purchasing, communica
 >tions, and IT, as well as collaborating with the Research/Finance team on financial/accounting and r
 >esearch administration. In addition, the Operations Manager will also serve as the Executive Assista
 >nt to the Director of the CRS. Responsibilities for this function include arranging complex calendar
 > appointments, meeting setups for multiple leadership entities with conflicting demands and medium t
 >o large-scale events, and arranging complex international/domestic travel requests, as well as proce
 >ssing expense reimbursements. The Operations Manager will manage the end-to-end logistical operation
 >s of both interdepartmental and UCSF wide meetings and will take the lead in serving as the main poi
 >nt of contact to all participants, triage and troubleshooting both low to escalated inquiries/issues
 > to ensure attendees and facilitators have smooth and productive experience. In addition to these re
 >sponsibilities, this position will be collaborating with the administrations of other departments an
 >d ORUs whose faculty belong as either a core or affiliate member of the Center. Other responsibiliti
 >es for the Operations Manager include but are not limited to:
5REQUIRED: - Bachelor's degree in related area and 3 or more years of relevant experience or equivale4 
>nt combination of experience / training. - At least 1 year experience working in a wet lab. - Minimu 
>m 3+ years of directly relevant experience required. - Minimum of 2 or more years of Project Managem 
>ent experience and/or equivalent experience in logistics or coordination of large to small meetings/ 
>events or training. - Interpersonal skills including verbal and written communication, active listen 
>ing, critical thinking, persuasiveness, advising and counseling skills. - Knowledge of a variety of  
>administrative operational activities such as event planning, basic fundraising processes, risk mana 
>gement planning, website design, accounting and payroll, and contracts and grants regulations and gu 
>idelines. - Solid knowledge of common University and common organization -specific computer applicat 
>ion programs such as MS Office Word, Excel, PowerPoint, Endnote, Mail Clients and Scheduling Softwar 
>e, WebEx, Zoom, Jabber, Adobe Acobat, Drupal - Ability to use discretion and maintain confidentialit 
>y. - Strong skills in short-term planning, analysis, problem-solving, and customer service. - Thorou 
>gh knowledge of financial analysis and reporting techniques, and / or human resources policies and p 
>rocedures for staff and academic employees. - Excellent organizational, attention to detail, and tim 
>e management skills. - Demonstrated ability to interact effectively with a wide range of executives/ 
>faculty, staff, trainees, campus, and community representatives, sometimes under pressure, remaining 
> proactive, resourceful, professional, and efficient. - Self-directed, strong initiative and flexibi 
>lity to work independently as well as within a team. - Ability to multi-task, independently prioriti 
>ze, organize, make sound judgments, and coordinate multiple types of tasks, while under the pressure 
> of seemingly conflicting deadlines. - Demonstrated ability to prioritize work accurately and indepe 
>ndently, and to function effectively under the stress of competing priorities. Much of the work is s 
>elf-directed, and the incumbent must be able to identify when to seek supervisor’s guidance. - Persi 
>stence with professionalism, patience, and grace under fire, while continuing to courteously request 
> needed information. - Experience with preparation of technical manuscripts, abstracts, protocols, c 
>onsent forms, reports, applications and CV’s. PREFERRED: - Thorough knowledge of University rules an 
>d regulations, processes, protocols and procedures for budget, accounting and fund management, and / 
> or personnel management. - Working knowledge of UC accounting and purchasing policies and procedure 
>s. - Experience using UCSF software: MyAccess, Bearbuy, Advance, MyExpense - Knowledge of lab safety 
> procedures, emergency preparedness planning, facilities management, and equipment inventory managem 
>ent. 
5 * 
6 
7 Organizing multi-layered interviews for faculty recruitments;
8 * 
9 
10 Facilitating logistics for Center meetings, retreats, and/or events;
11 * 
12 
13 Drafting and editing high-level correspondences as directed by leadership;
14 * 
15 
16 Acts as a central liaison for information related to the department for both ancillary departments 
 >and external organizations, as needed;
17 * 
18 
19 Manage on-boarding logistics and coordination for both faculty and staff hires, as well as serving 
 >as the main point of contact for operational activities in CRS. This will also include the off-board
 >ing process as they arise.
20 
21 The Operations Manager must be able to prioritize in a fast-paced environment, independently analyz
 >e issues, work with minimal supervision, and be exceedingly well-organized and flexible. This positi
 >on will have an active part in attending meetings, representing on behalf of leadership as directed,
 > synthesizing meeting data and materials, and creating project timeline deliverables to ensure divis
 >ional projects are developed, implemented, and launched by the set deadlines. Diplomacy and tact are
 > essential, together with excellent verbal and written communication skills. Flexibility, pragmatic 
 >problem-solving skills, and a team player mindset will contribute to their success in supporting a d
 >iverse team. This position may also require performing other duties as assigned, providing backup su
 >pport as needed.
22 
23 Department Summary:
24 
25 The Department of Obstetrics, Gynecology and Reproductive Sciences (Ob, Gyn & RS) is a major academ
 >ic Department in the School of Medicine, engaged in clinical, research and training activities at th
 >e Parnassus, Mount Zion, and Zuckerberg San Francisco General Hospital campuses, the new Betty Irene
 > Moore Women’s Hospital at Mission Bay, as well as satellite locations throughout the Bay Area, with
 > an annual operating budget of $149 million. The Department has 134 full-time faculty, 117 other aca
 >demic appointees, 13 post-doctoral fellows, 22 clinical fellows, 32 residents, 138 voluntary clinica
 >l faculty and 270 staff. 
26 
27 The mission of the Department of Obstetrics, Gynecology & Reproductive Sciences is to improve the l
 >ives and health of all women through excellence, innovation and leadership in patient care, scientif
 >ic discovery, education, advocacy, and diversity, equity and inclusion. We are committed to providin
 >g quality health care services; educating health care providers and investigators; and conducting re
 >search to advance knowledge in our field.