Back to dashboard

Health Professions Education Specialist 3

Job ID 6548 | Run 20260913-151612

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1Job Summary:
2Job Summary: The San Francisco General Hospital’s (SFGH) Ob-Gyn Graduate and Undergraduate Medical E
>ducation Site Coordinator applies knowledge about administration, curriculum, requirements, and educ 
>ational activities to coordinate professional health education programs for fellows, residents, and  
>medical students receiving Obstetrics and Gynecology (OB-Gyn) training at SFGH. The education site c 
>oordinator organizes and maintains site-specific program operations, which may include assisting wit 
>h trainee selection and onboarding; supporting teaching and learning activities, program curriculum, 
> learner scheduling, and database maintenance; tracking learner compliance, program accreditation, a 
>nd administrative tasks for program directors; and planning events.  Over the course of the year, th 
>e site coordinator manages and coordinates SFGH-based activities for ~50 third- and fourth-year medi 
>cal students, 40 Ob-Gyn residents, and two Complex Family Planning Fellows. On average, there are 10 
>-12 residents, 2 fellows and 0-6 students on site at SFGH at any given time.  This position also ser 
>ves as the site coordinator for fellows from other divisions and as the primary site contact for fac 
>ulty and trainees from those divisions and other residencies. As the medical student coordinator (~3 
>5% of role), this individual partners closely with SFGH’s medical student site director, the faculty 
> directors of advanced medical student clerkships, and the medical student program coordinator in th 
>e Ob-Gyn Department Chair's Office to manage, plan, and administer rotations for the 3rd- and 4th-ye 
>ar Ob/Gyn medical students at SFGH. The coordinator prepares schedules and produces orientation mate 
>rials for 6 core clerkship blocks; serves as the primary contact for medical students; orients stude 
>nts to the service at SFGH; prepares the on-call schedule; arranges seminars; assists the site direc 
>tor in high-level administrative functions; tracks applications for elective courses; and manages co 
>urse revisions, manuscripts, and course materials. The coordinator analyzes and monitors learner per 
>formance, curriculum effectiveness, and impact of rotation experience and other educational activiti 
>es and collaborates with faculty and the site director on program improvements. As the residency coo 
>rdinator at SFGH (~35% of role), this person works closely with the SFGH-based residency site direct 
>ors and is responsible for a variety of onboarding, scheduling, evaluation, and other residency admi 
>nistrative tasks. Duties include site-specific onboarding, such as badge and EPIC access (in partner 
>ship with an administrative analyst); coordinating the SFGH-based intern orientation day; ensuring c 
>ompletion of required training modules; assisting with collecting and reporting site-specific data f 
>or resident training and experiences as needed by the Ob-Gyn and UCSF GME offices; scheduling and co 
>ordinating the intern retreat and additional celebratory events such as Resident Appreciation Day an 
>d Chief Breakfast at SFGH. For every block throughout the academic year, the residency coordinator s 
>ynthesizes and emails site-specific orientation information, determines resident clinical assignment 
>s in the Obstetrics, Midwifery, and Gynecology clinic, including a few Family Medicine and Internal  
>Medicine residents; manages SharePoint sites; assists with soliciting and compiling feedback for res 
>idents from SFGH faculty; manages the teaching calendar and scheduling/coordination of speakers; man 
>ages other educational scheduling such as birth simulations on Labor & Delivery. The coordinator als 
>o manages bilingual stipend payments for trainees in accordance to UCSF and DPH GME policies. In par 
>tnership with an administrative analyst, the coordinator serves as the primary point person for resi 
>dents during their time at SFGH, assisting with scrubs, pagers, parking, and other resident wellbein 
>g needs; and providing timely and accurate communications to residents. As the Complex Family Planni 
>ng (CFP) fellowship coordinator (~30% of role) this individual is responsible for administration of  
>the CFP Fellowship in collaboration with the fellowship director and associate director. The coordin 
>ator works with fellowship directors, mentors and faculty to establish training goals and requiremen 
>ts. The coordinator is responsible for communicating these procedures and protocols to fellows and t 
>racking their progress in meeting all requirements. The coordinator is the primary liaison and key c 
>ontact with potential trainees and program faculty, current trainees and their mentors, faculty and  
>mentors at partner institutions, and funding sources. The individual is responsible for all fellows’ 
> UCSF and SFGH appointments including GME, privileges, credentials, and academic affairs, and indepe 
>ndently organizes and schedules all aspects of mentorship activities such as journal clubs, seminars 
>, guest speaker and works-in-progress presentations. The coordinator also helps to solicit feedback  
>for the CFP fellows, enters data, coordinates the CFP Clinical Competency Committee, coordinates sem 
>i-annual CFP fellow reviews, provides primary administrative support in CFP applicant selection and  
>interviews annually, and works with the program director and associate director to complete any docu 
>mentation and activities related to ACGME accreditation. The coordinator collaborates closely with t 
>he Ob-Gyn Department Chair's Office UME and GME teams on student, resident, and fellow issues. They  
>build strong working relationships with the program directors, associate directors, site directors,  
>and staff, attend team meetings, ensure that SFGH protocols align with department policies, and may  
>provide an extra pair of hands during peak periods. The coordinator also serves as the site coordina 
>tor for trainees from other departments and Ob-Gyn divisions such as MFM and Gyn Onc fellows, midwif 
>ery students, and Internal Medicine and Family and Community Medicine residents.  The coordinator is 
> the primary contact for these trainees and their program directors/administrators. Department Summa 
>ry: The Department of Obstetrics, Gynecology, & Reproductive Sciences (ObGyn & RS) is a major academ 
>ic department in the School of Medicine committed to providing quality health care services, educati 
>ng health care providers and investigators, and conducting research to advance knowledge in our fiel 
>d. The Department is nationally recognized for research and training in women’s health care specialt 
>ies. This position is based at the Department’s San Francisco General Hospital (SFGH) Division, a la 
>rge teaching, research, and clinical site. The SFGH Division of Ob-Gyn & RS is home to ~40 faculty,  
>8 non-faculty academics, and 110 staff, fellows, residents, and other trainees; and the Bixby Center 
> for Global Reproductive Health. The SFGH division has an annual budget of over $70M. Our mission in 
> the SFGH Division of Ob-Gyn & RS is to promote justice, quality, and equity in women's health care. 
> We seek to eliminate barriers to good health for women in San Francisco and around the world. We ar 
>e committed to building and supporting a diverse and inclusive workplace and strive to understand an 
>d address the impact of structural inequities on sexual and reproductive health. 
32
t4Qualifications:t3 The San Francisco General Hospital’s (SFGH) Ob-Gyn Graduate and Undergraduate Medical Education Sit
 >e Coordinator applies knowledge about administration, curriculum, requirements, and educational acti
 >vities to coordinate professional health education programs for fellows, residents, and medical stud
 >ents receiving Obstetrics and Gynecology (OB-Gyn) training at SFGH. The education site coordinator o
 >rganizes and maintains site-specific program operations, which may include assisting with trainee se
 >lection and onboarding; supporting teaching and learning activities, program curriculum, learner sch
 >eduling, and database maintenance; tracking learner compliance, program accreditation, and administr
 >ative tasks for program directors; and planning events. Over the course of the year, the site coordi
 >nator manages and coordinates SFGH-based activities for ~50 third- and fourth-year medical students,
 > 40 Ob-Gyn residents, and two Complex Family Planning Fellows. On average, there are 10-12 residents
 >, 2 fellows and 0-6 students on site at SFGH at any given time. This position also serves as the sit
 >e coordinator for fellows from other divisions and as the primary site contact for faculty and train
 >ees from those divisions and other residencies.
5Required: - Bachelor's degree in education, public health or administration, business administration4 
>, or related/ or equivalent experience / training - Thorough knowledge of or ability to quickly come 
> up to speed on relevant policies and regulatory requirements, health professions education program  
>requirements, and health professions education industry - Thorough knowledge of administrative analy 
>sis and operations. Demonstrated ability to develop and implement processes and systems. Thorough kn 
>owledge of the administrative and operational implications in a program - Demonstrated experience an 
>d documented excellence in oral and written communications skills; includes active listening and cri 
>tical thinking - Strong interpersonal skills. Actively cooperates and supports the work of others. A 
>bility to work productively with anyone regardless of background. Empathetic and aware of impact on  
>others. - Advanced experience in analysis and planning with ability to analyze and anticipate situat 
>ions, define problems and objectives, recognize alternatives, and formulate solutions - Ability to b 
>e a decisive problem solver that can adapt to fast-paced changes with minimal supervision. Must have 
> demonstrated ability to work independently and in a team environment - Excellent organizational ski 
>lls, analytical, and demonstrated attention to detail. Ability to complete work and meet established 
> deadlines in an accurate and timely manner, and to manage short and competing deadlines - Highly pr 
>oficient in Microsoft365 applications including Excel, Teams, Sharepoint, Outlook and Word. - Comfor 
>t discussing sexual and reproductive health topics, including abortion Preferred: - Master's degree  
>in education, public health, public or health care administration, business administration or relate 
>d area - Prior experience working in or volunteering in a family planning environment/organization.  
>- Thorough knowledge of educational software and platforms. Demonstrated ability to analyze and seek 
> solutions to enhance the user experience. - Thorough knowledge of data management, documentation me 
>thods used in investigating and presenting findings about the program. Skills include statistical an 
>alysis of data across databases and systems 
5 As the medical student coordinator (~35% of role), this individual partners closely with SFGH’s med
 >ical student site director, the faculty directors of advanced medical student clerkships, and the me
 >dical student program coordinator in the Ob-Gyn Department Chair's Office to manage, plan, and admin
 >ister rotations for the 3rd- and 4th-year Ob/Gyn medical students at SFGH. The coordinator prepares 
 >schedules and produces orientation materials for 6 core clerkship blocks; serves as the primary cont
 >act for medical students; orients students to the service at SFGH; prepares the on-call schedule; ar
 >ranges seminars; assists the site director in high-level administrative functions; tracks applicatio
 >ns for elective courses; and manages course revisions, manuscripts, and course materials. The coordi
 >nator analyzes and monitors learner performance, curriculum effectiveness, and impact of rotation ex
 >perience and other educational activities and collaborates with faculty and the site director on pro
 >gram improvements. 
6 
7As the residency coordinator at SFGH (~35% of role), this person works closely with the SFGH-based r
 >esidency site directors and is responsible for a variety of onboarding, scheduling, evaluation, and 
 >other residency administrative tasks. Duties include site-specific onboarding, such as badge and EPI
 >C access (in partnership with an administrative analyst); coordinating the SFGH-based intern orienta
 >tion day; ensuring completion of required training modules; assisting with collecting and reporting 
 >site-specific data for resident training and experiences as needed by the Ob-Gyn and UCSF GME office
 >s; scheduling and coordinating the intern retreat and additional celebratory events such as Resident
 > Appreciation Day and Chief Breakfast at SFGH. For every block throughout the academic year, the res
 >idency coordinator synthesizes and emails site-specific orientation information, determines resident
 > clinical assignments in the Obstetrics, Midwifery, and Gynecology clinic, including a few Family Me
 >dicine and Internal Medicine residents; manages SharePoint sites; assists with soliciting and compil
 >ing feedback for residents from SFGH faculty; manages the teaching calendar and scheduling/coordinat
 >ion of speakers; manages other educational scheduling such as birth simulations on Labor & Delivery.
 > The coordinator also manages bilingual stipend payments for trainees in accordance to UCSF and DPH 
 >GME policies. In partnership with an administrative analyst, the coordinator serves as the primary p
 >oint person for residents during their time at SFGH, assisting with scrubs, pagers, parking, and oth
 >er resident wellbeing needs; and providing timely and accurate communications to residents.
8 
9 As the Complex Family Planning (CFP) fellowship coordinator (~30% of role) this individual is respo
 >nsible for administration of the CFP Fellowship in collaboration with the fellowship director and as
 >sociate director. The coordinator works with fellowship directors, mentors and faculty to establish 
 >training goals and requirements. The coordinator is responsible for communicating these procedures a
 >nd protocols to fellows and tracking their progress in meeting all requirements. The coordinator is 
 >the primary liaison and key contact with potential trainees and program faculty, current trainees an
 >d their mentors, faculty and mentors at partner institutions, and funding sources. The individual is
 > responsible for all fellows’ UCSF and SFGH appointments including GME, privileges, credentials, and
 > academic affairs, and independently organizes and schedules all aspects of mentorship activities su
 >ch as journal clubs, seminars, guest speaker and works-in-progress presentations. The coordinator al
 >so helps to solicit feedback for the CFP fellows, enters data, coordinates the CFP Clinical Competen
 >cy Committee, coordinates semi-annual CFP fellow reviews, provides primary administrative support in
 > CFP applicant selection and interviews annually, and works with the program director and associate 
 >director to complete any documentation and activities related to ACGME accreditation.
10 
11The coordinator collaborates closely with the Ob-Gyn Department Chair's Office UME and GME teams on 
 >student, resident, and fellow issues. They build strong working relationships with the program direc
 >tors, associate directors, site directors, and staff, attend team meetings, ensure that SFGH protoco
 >ls align with department policies, and may provide an extra pair of hands during peak periods. The c
 >oordinator also serves as the site coordinator for trainees from other departments and Ob-Gyn divisi
 >ons such as MFM and Gyn Onc fellows, midwifery students, and Internal Medicine and Family and Commun
 >ity Medicine residents. The coordinator is the primary contact for these trainees and their program 
 >directors/administrators. 
12 
13 Department Summary:
14 
15 The Department of Obstetrics, Gynecology, & Reproductive Sciences (ObGyn & RS) is a major academic 
 >department in the School of Medicine committed to providing quality health care services, educating 
 >health care providers and investigators, and conducting research to advance knowledge in our field. 
 >The Department is nationally recognized for research and training in women’s health care specialties
 >. This position is based at the Department’s San Francisco General Hospital (SFGH) Division, a large
 > teaching, research, and clinical site. The SFGH Division of Ob-Gyn & RS is home to ~40 faculty, 8 n
 >on-faculty academics, and 110 staff, fellows, residents, and other trainees; and the Bixby Center fo
 >r Global Reproductive Health. The SFGH division has an annual budget of over $70M. Our mission in th
 >e SFGH Division of Ob-Gyn & RS is to promote justice, quality, and equity in women's health care. We
 > seek to eliminate barriers to good health for women in San Francisco and around the world. We are c
 >ommitted to building and supporting a diverse and inclusive workplace and strive to understand and a
 >ddress the impact of structural inequities on sexual and reproductive health.