Back to dashboard

Administrative Assistant

Job ID 5194 | Run 20260913-151612

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1The Administrative Assistant serves as an administrative and analytical resource for the Office of t
 >he Chair in the Department of Surgery and its senior executives which includes the Department Chair,
 > Associate Chair of Finance and Administration, Chief Operating Officer and Chief of Staff. The incu
 >mbent will be expected to manage a range of duties and responsibilities associated with the administ
 >rative functions within the Chair’s Office as well as duties related to the administrative, research
 > and clinical roles of the Chair and Chair’s Office executives. Some key responsibilities include or
 >al communication on behalf of the Chair and the Department, academic writing on behalf of the Chair 
 >including letters of recommendation/support, peer references, correspondence with faculty, official 
 >letters & memos to the SOM Dean’s Office, SOM Chairs and other high level Campus contacts and Medica
 >l Center leaders. The incumbent will be required to independently (with minimal supervision) produce
 > visual aids, i.e., prints and slide presentations of figures and tables, computer graphics, and pho
 >tocopying of materials for major meetings. Coordinate and support editorial responsibilities for sci
 >entific and clinical publications, including library and online searches, manuscript preparation, an
 >d management of bibliographic materials using EndNote software (relevant literature, subscriptions t
 >o journals, etc.). 
2The Administrative Assistant serves as an administrative and analytical resource for the Office of t
>he Chair in the Department of Surgery and its senior executives which includes the Department Chair, 
> Associate Chair of Finance and Administration, Chief Operating Officer and Chief of Staff. The incu 
>mbent will be expected to manage a range of duties and responsibilities associated with the administ 
>rative functions within the Chair’s Office as well as duties related to the administrative, research 
> and clinical roles of the Chair and Chair’s Office executives. Some key responsibilities include or 
>al communication on behalf of the Chair and the Department, academic writing on behalf of the Chair  
>including letters of recommendation/support, peer references, correspondence with faculty, official  
>letters & memos to the SOM Dean’s Office, SOM Chairs and other high level Campus contacts and Medica 
>l Center leaders. The incumbent will be required to independently (with minimal supervision) produce 
> visual aids, i.e., prints and slide presentations of figures and tables, computer graphics, and pho 
>tocopying of materials for major meetings.  Coordinate and support editorial responsibilities for sc 
>ientific and clinical publications, including library and online searches, manuscript preparation, a 
>nd management of bibliographic materials using EndNote software (relevant literature, subscriptions  
>to journals, etc.). They're responsible for orchestrating complex multi-site travel schedule involvi 
>ng both national and international locations. The incumbent will also assist the Chair’s Office Admi 
>nistrative Team in planning department wide events, managing the department website and other specia 
>l projects. The Administrative Assistant will be called to assist with critical departmental HR & On 
>boarding responsibilities including credentialing and privileging of its faculty through the UCSF Me 
>dical Staff Office, assist in the management of the department’s compliance with Medical Staff polic 
>ies and regulations and assist with human resources activities. In addition, the incumbent will prov 
>ide assistance in development/fundraising efforts and be the point person for all of our trainee ver 
>ifications. The Surgery Chair’s Office plays a vital role within the School of Medicine and througho 
>ut UCSF. This office and its executives regularly communicate with senior leaders from Campus and th 
>e Medical Center to coordinate administrative, surgical, research and academic functions critical to 
> the overall mission of the University. In addition, the Department of Surgery partners with dozens  
>of outside medical facilities and hospital groups throughout San Francisco, the greater Bay Area, So 
>uthern California and Hawaii to provide surgical and academic (teaching) expertise. This offices’ ex 
>ecutives have leadership roles in national and international organizations covering a range of medic 
>al & surgical specialties and administrative functions. This position will need to communicate with  
>these groups often representing the executive or the Chair’s Office. Department Overview The mission 
> of the UCSF Department of Surgery is transforming surgery though creativity, equity and community.  
>Our goals are threefold: to develop the next generation of leaders in surgery; to provide outstandin 
>g quality clinical care that is cost effective, yet compassionate; and to make significant advances  
>in scientific knowledge and clinical practice through basic and clinical research. Care of patients  
>is what attracted our faculty and residents to surgery, and it continues to be our main focus. The D 
>epartment is comprised of nine divisions: Cardiac Surgery & Lung Transplantation, General Surgery, P 
>ediatric Cardiothoracic Surgery, Pediatric Surgery, Plastic & Reconstructive Surgery, Surgical Oncol 
>ogy, Thoracic Surgery, Vascular & Endovascular Surgery, and ZSFG Surgery. Our surgeons provide care  
>at locations throughout greater San Francisco including: UCSF Medical Center at Parnassus (Moffitt-L 
>ong Hospital), UCSF Medical Center at Mt. Zion, UCSF Medical Center at Mission Bay (UCSF Bakar Cance 
>r Hospital and UCSF Benioff Children's Hospital San Francisco), San Francisco General Hospital and T 
>rauma Center, San Francisco VA Medical Center, Alameda County Medical Center in Oakland and Benioff  
>Children’s Hospital in Oakland. Our residents rotate through UCSF Medical Center as well as multiple 
> outside campuses such as Kaiser Permanente and California Pacific Medical Center. The Department of 
> Surgery Chair’s Office is an extremely high profile, fast paced environment with a very diverse ran 
>ge of contacts and needs which require an immediate and accurate response, handled with confidential 
>ity and compliance.  The Chair's Office is responsible for management, direction and oversight of ov 
>er 400 faculty (clinical and research), trainees and staff personnel. 
32
t4Qualifications:t3 They're responsible for orchestrating complex multi-site travel schedule involving both national an
 >d international locations. The incumbent will also assist the Chair’s Office Administrative Team in 
 >planning department wide events, managing the department website and other special projects.
5Required Qualifications: • BA/BS with a major in a related field and one year of experience in admin4 
>istrative analysis or operations research; or an equivalent combination of education and experience. 
> • Two (2) years of experience providing executive level administrative support to directors/faculty 
>/executives. • Excellent analytical and communication skills; ability to interact and communicate wi 
>th high level administrators, faculty, trainees and members of the public with tact, diplomacy and d 
>iscretion; and work in an environment which involves handling confidential, highly sensitive and pot 
>entially distressing situation/matters with respect and good judgment. • Advanced computer skills (M 
>S Office, including Word, Access, Excel, Outlook, Email, and PowerPoint). • Prior experience with ev 
>ent planning, complex domestic & international travel. • Ability to interact and communicate with hi 
>gh level administrators, faculty, trainees and members of the public with tact, diplomacy and discre 
>tion. • Demonstrated experience working independently with minimal supervision, using initiative and 
> resourcefulness in performing job duties in areas of responsibilities and in the execution of addit 
>ional duties as assigned; Ability to use sound judgment in responding to issues and concerns. • Abil 
>ity to meet deadlines in a timely an accurate manner with excellent attention to detail. • Mature ju 
>dgment required to interact effectively with a broad range of people, including faculty and administ 
>rative staff, individually and in groups. Preferred Qualifications: • Minimum 3 years of related adm 
>inistrative experience. • Ability to manage and prioritize multiple tasks; ability to meet deadlines 
> and follow through on assigned duties; ability to work well under pressure; ability to maintain a s 
>ervice-oriented approach. • Prior experience with reconciliation of general ledgers and reimbursemen 
>ts. • Website development skills. 
5 The Administrative Assistant will be called to assist with critical departmental HR & Onboarding re
 >sponsibilities including credentialing and privileging of its faculty through the UCSF Medical Staff
 > Office, assist in the management of the department’s compliance with Medical Staff policies and reg
 >ulations and assist with human resources activities. In addition, the incumbent will provide assista
 >nce in development/fundraising efforts and be the point person for all of our trainee verifications.
 > 
6 
7 The Surgery Chair’s Office plays a vital role within the School of Medicine and throughout UCSF. Th
 >is office and its executives regularly communicate with senior leaders from Campus and the Medical C
 >enter to coordinate administrative, surgical, research and academic functions critical to the overal
 >l mission of the University. In addition, the Department of Surgery partners with dozens of outside 
 >medical facilities and hospital groups throughout San Francisco, the greater Bay Area, Southern Cali
 >fornia and Hawaii to provide surgical and academic (teaching) expertise. This offices’ executives ha
 >ve leadership roles in national and international organizations covering a range of medical & surgic
 >al specialties and administrative functions. This position will need to communicate with these group
 >s often representing the executive or the Chair’s Office. 
8 
9 Department Overview
10 
11 The mission of the UCSF Department of Surgery is transforming surgery though creativity, equity and
 > community. Our goals are threefold: to develop the next generation of leaders in surgery; to provid
 >e outstanding quality clinical care that is cost effective, yet compassionate; and to make significa
 >nt advances in scientific knowledge and clinical practice through basic and clinical research. Care 
 >of patients is what attracted our faculty and residents to surgery, and it continues to be our main 
 >focus. 
12 
13 The Department is comprised of nine divisions: Cardiac Surgery & Lung Transplantation, General Surg
 >ery, Pediatric Cardiothoracic Surgery, Pediatric Surgery, Plastic & Reconstructive Surgery, Surgical
 > Oncology, Thoracic Surgery, Vascular & Endovascular Surgery, and ZSFG Surgery. Our surgeons provide
 > care at locations throughout greater San Francisco including: UCSF Medical Center at Parnassus (Mof
 >fitt-Long Hospital), UCSF Medical Center at Mt. Zion, UCSF Medical Center at Mission Bay (UCSF Bakar
 > Cancer Hospital and UCSF Benioff Children's Hospital San Francisco), San Francisco General Hospital
 > and Trauma Center,San Francisco VA Medical Center, Alameda County Medical Center in Oakland and Ben
 >ioff Children’s Hospital in Oakland. Our residents rotate through UCSF Medical Center as well as mul
 >tiple outside campuses such as Kaiser Permanente and California Pacific Medical Center.
14 
15 The Department of Surgery Chair’s Office is an extremely high profile, fast paced environment with 
 >a very diverse range of contacts and needs which require an immediate and accurate response, handled
 > with confidentiality and compliance. The Chair's Office is responsible for management, direction an
 >d oversight of over 400 faculty (clinical and research), trainees and staff personnel.