Back to dashboard

Practice Coordinator 2

Job ID 5189 | Run 20260913-151612

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1JOB SUMMARY
2JOB SUMMARY As a patient-focused organization, UCSF Medical Center exists to enhance the health and 
>well-being of people through patient care, research and education. Success in this mission requires  
>a culture of collaboration, excellence, leadership, and respect. UCSF Medical Center seeks faculty a 
>nd staff that are committed to the values of professionalism, respect, integrity, diversity, and exc 
>ellence that are integral to our mission. The Practice Coordinator is primarily responsible for repr 
>esenting the administrative team as the public face of the Practice and works closely with the admin 
>istrative, clinical and management teams to support practice operations and customer service recover 
>y and intervention efforts. Provides support to all functions of the administrative teams including  
>but not limited to: patient facing customer service, patient registration, scheduling clinics appoin 
>tments, linking and processing referrals accurately, eligibility authorizations, scanning, billing a 
>nd APeX in-baskets, as assigned. The PC is responsible for the maintenance of all routine clerical o 
>perations and communications.  Adheres to the UCSF House and Telephone Standards and is sensitive to 
> the needs of patients, staff and providers always. The PC is a team player who works closely with o 
>thers and who is flexible in dealing with the changing priorities.  Requires a self-reliant individu 
>al who synthesizes knowledge of practice operations in order to problem-solve, prioritize and facili 
>tate complex transactions during daily activities. This position makes a difference for patients in  
>an outpatient care unit by providing excellent customer service, facilitating and ensuring the accur 
>acy of the flow between medical, hospital staff and departments to maximize unit efficiency. The PC  
>is required to work at any UCSF campus as needed and scheduled. 
32
t4Qualifications:t3 As a patient-focused organization, UCSF Medical Center exists to enhance the health and well-being 
 >of people through patient care, research and education. Success in this mission requires a culture o
 >f collaboration, excellence, leadership, and respect. UCSF Medical Center seeks faculty and staff th
 >at are committed to the values of professionalism, respect, integrity, diversity, and excellence tha
 >t are integral to our mission.
5QUALIFICATIONS REQUIRED - High School graduate or equivalent with four years related experience; or 4 
>college degree and 6 months related experience; or equivalent combination of education and experienc 
>e. - Successfully passes fingerprinting protocol and is approved to be a cash collector if applicabl 
>e. - Strong computer skills, including basic keyboarding skills, and experience with at least two Of 
>fice-type software programs (i.e., Outlook, Word and Excel). Proven ability to navigate through mult 
>iple patient records systems. Able to sit at a computer terminal with telephone headphones for exten 
>ded period of time. - Ability to analyze situations, prioritizes, and develops solutions and makes r 
>ecommendations. - Ability to work with minimal supervision - Ability to use good judgment and work i 
>ndependently, at times under the pressure of deadlines - Ability to access situations prioritizes wo 
>rkload, develop solutions and make recommendations. - Excellent customer service and communication/i 
>nterpersonal skills, both over the telephone and directly. - Able to sit at a computer terminal with 
> telephone headphones for extended periods of time. - Basic math skills required. - Proven ability t 
>o deal with a wide variety of individuals; - Ability to deal sensitively and effectively with patien 
>ts. - Excellent organizational and problem-solving skills. - Strong writing skills to include the ab 
>ility to compose, edit, and proof a wide variety of documents. - Demonstrated administrative/office  
>coordination skills. - Demonstrated knowledge of medical practice terminology. - Within six months o 
>f start date, based upon completion of training, the Supervisor, completes the proficiency checklist 
> with the employee. This includes the following areas if applicable - Referrals (Incoming referral e 
>ntry) and handling all referral WQs - Pend orders - Pend smart sets - Schedule surgeries - Work appl 
>icable work queues - Enter/edit outside test results - Messaging (CRM) if applicable - 2nd calls in  
>CRM if applicable - Telephone encounters - My open encounter - Staff message - New message - Route P 
>atient advice request to providers (My Chart) - Patient Schedule (My Chart) - Letters - Pools - Pati 
>ent look up - Check in process - Check out process - Comment field - Quick note - Scanning Preferred 
> Qualifications: - Demonstrated experience in health care (may include medical, dental or veterinary 
>) in the following areas: patient scheduling, insurance verification, medical record data abstractio 
>n, or patient financial services. - Prior experience with appointment, ancillary service or surgical 
> scheduling or a combination of all three. - Bi-lingual or multi-lingual capability (Spanish, Canton 
>ese, and Russian) strongly preferred. - Prior experience with EPIC. Required Licenses/Certifications 
>: - N/A 
5 The Practice Coordinator is primarily responsible for representing the administrative team as the p
 >ublic face of the Practice and works closely with the administrative, clinical and management teams 
 >to support practice operations and customer service recovery and intervention efforts. Provides supp
 >ort to all functions of the administrative teams including but not limited to: patient facing custom
 >er service, patient registration, scheduling clinics appointments, linking and processing referrals 
 >accurately, eligibility authorizations, scanning, billing and APeX in-baskets, as assigned. 
6 
7 The PC is responsible for the maintenance of all routine clerical operations and communications. Ad
 >heres to the UCSF House and Telephone Standards and is sensitive to the needs of patients, staff and
 > providers always. The PC is a team player who works closely with others and who is flexible in deal
 >ing with the changing priorities. Requires a self-reliant individual who synthesizes knowledge of pr
 >actice operations in order to problem-solve, prioritize and facilitate complex transactions during d
 >aily activities.
8 
9 This position makes a difference for patients in an outpatient care unit by providing excellent cus
 >tomer service, facilitating and ensuring the accuracy of the flow between medical, hospital staff an
 >d departments to maximize unit efficiency. The PC is required to work at any UCSF campus as needed a
 >nd scheduled.