Back to dashboard

Practice Coordinator 3

Job ID 3088 | Run 20260913-151612

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1As a patient-focused organization, UCSF Medical Center exists to enhance the health and well-being o
 >f
2As a patient-focused organization, UCSF Medical Center exists to enhance the health and well-being o
>f people through patient care, research and education. Success in this mission requires a culture of 
> collaboration, excellence, leadership, and respect. UCSF Medical Center seeks faculty and staff tha 
>t are committed to the values of professionalism, respect, integrity, diversity, and excellence that 
> are integral to our mission. Practice Coordinator 3 is primarily responsible for representing the a 
>dministrative team as the public face of the Practice and work closely with the administrative, clin 
>ical and management teams to support practice operations and customer service recovery and intervent 
>ion efforts. S/he provides support to all functions of the administrative teams including but not li 
>mited to: CRM messages, telephone encounters, referrals, APeX in-baskets, scanning, filing, authoriz 
>ations, and billing. The PC 3 is responsible for the maintenance of all routine clerical operations  
>and communications. S/he adheres to the UCSF House and Telephone Standards and is sensitive to the n 
>eeds of patients, staff and providers always. The PC 3 is a team player who works closely with other 
>s and who is flexible in dealing with with the changing priorities. S/he is a self-reliant individua 
>l who synthesizes his/her knowledge of practice operations in order to solve problems, prioritize an 
>d facilitate complex transactions in the course of his/her daily activities. This position makes a d 
>ifference for patients in an outpatient care unit by providing excellent customer service, facilitat 
>ing and ensuring the accuracy of the flow of information between medical, hospital staff and departm 
>ents to maximize unit efficiency. The PC 3 is required to work at any UCSF campus as needed and sche 
>duled. 
32
n4Department Description:n3 people through patient care, research and education. Success in this mission requires a culture of
5The UCSF Orthopedic Institute Faculty Practice is a leading center for advanced musculoskeletal care
>, offering expert diagnosis, treatment, and rehabilitation for patients with orthopedic conditions.  
>Staffed by a team of renowned faculty physicians, the practice provides personalized, evidence-based 
> care, utilizing the latest techniques and technologies to optimize patient outcomes. In addition to 
> clinical excellence, the faculty is committed to advancing orthopedic research, training the next g 
>eneration of specialists, and improving the overall quality of musculoskeletal health for diverse co 
>mmunities. 
64
t7Qualifications:t5 collaboration, excellence, leadership, and respect. UCSF Medical Center seeks faculty and staff tha
 >t are
8REQUIRED - High School graduate or equivalent with four years related experience; or college degree 6 
>and 6months related experience; or equivalent combination of education and experience. - Successfull 
>y passes fingerprinting protocol and is approved to be a cash collector if applicable. - Strong comp 
>uter skills, including basic keyboarding skills, and experience with at least two Office type softwa 
>re programs (i.e., Outlook, Word and Excel). Proven ability to navigate through multiple patient rec 
>ords systems. Able to sit at a computer terminal with telephone headphones for extended period. - Ab 
>ility to analyze situations, prioritize, and develop solutions and makes recommendations. - Ability  
>to work with minimal supervision - Ability to use good judgment and work independently at times unde 
>r the pressure of deadlines - Ability to access situations prioritizes workload, develop solutions a 
>nd make recommendations. - Excellent customer service and communication/interpersonal skills, both o 
>ver the telephone and - directly. - Able to sit at a computer terminal with telephone headphones for 
> extended periods of time. - Basic math skills required. - Proven ability to deal with a wide variet 
>y of individuals; - Ability to deal sensitively and effectively with patients. - Excellent organizat 
>ional and problem-solving skills. - Strong writing skills to include the ability to compose, edit, a 
>nd proof a wide variety of documents. - Demonstrated administrative/office coordination skills. - De 
>monstrated knowledge of medical practice terminology. - Within six months of start date, based upon  
>completion of training, the Supervisor completes the proficiency checklist with the employee. This i 
>ncludes the following areas if applicable- Referrals (Incoming referral entry) and handling all refe 
>rral WQs - Schedule surgeries - Work applicable work queues - Enter/edit outside test results - Mess 
>aging (CRM) if applicable - 2nd calls in CRM if applicable - Telephone encounters - My open encounte 
>r - Staff message - New message - Route Patient advice request to providers (My Chart) - Patient Sch 
>edule (My Chart) - Letters - Pools - Patients look up - Check in process - Check out process 
7 committed to the values of professionalism, respect, integrity, diversity, and excellence that are 
 >integral to
8 
9 our mission.
10 
11 Practice Coordinator 3 is primarily responsible for representing the administrative team as the pub
 >lic
12 
13 face of the Practice and work closely with the administrative, clinical and management teams to sup
 >port
14 
15 practice operations and customer service recovery and intervention efforts. S/he provides support t
 >o all
16 
17 functions of the administrative teams including but not limited to: CRM messages, telephone encount
 >ers,
18 
19 referrals, APeX in-baskets, scanning, filing, authorizations, and billing.
20 
21 The PC 3 is responsible for the maintenance of all routine clerical operations and communications. 
 >S/he
22 
23 adheres to the UCSF House and Telephone Standards and is sensitive to the needs of patients, staff 
 >and
24 
25 providers always. The PC 3 is a team player who works closely with others and who is flexible in de
 >aling with
26 
27 with the changing priorities. S/he is a self-reliant individual who synthesizes his/her knowledge o
 >f practice
28 
29 operations in order to solve problems, prioritize and facilitate complex transactions in the course
 > of his/her
30 
31 daily activities.
32 
33 This position makes a difference for patients in an outpatient care unit by providing excellent cus
 >tomer
34 
35 service, facilitating and ensuring the accuracy of the flow of information between medical, hospita
 >l staff and
36 
37 departments to maximize unit efficiency. The PC 3 is required to work at any UCSF campus as needed 
 >and
38 
39 scheduled.