Back to dashboard

Practice Coordinator

Job ID 1992 | Run 20260913-151612

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1JOB SUMMARY
2JOB SUMMARY As a patient-focused organization, UCSF Medical Center exists to enhance the health and 
>well-being of people through patient care, research and education. Success in this mission requires  
>a culture of collaboration, excellence, leadership, and respect. UCSF Medical Center seeks faculty a 
>nd staff that are committed to the values of professionalism, respect, integrity, diversity, and exc 
>ellence that are integral to our mission. The Practice Coordinator is primarily responsible for repr 
>esenting the administrative team as the public face of the Practice and works closely with the admin 
>istrative, clinical and management teams to support practice operations and customer service recover 
>y and intervention efforts. Provides support to all functions of the administrative teams including  
>but not limited to: CRM messages, telephone encounters, referrals, APeX in-baskets, scanning, filing 
>, authorizations, and billing. The PC is responsible for the maintenance of all routine clerical ope 
>rations and communications.  Adheres to the UCSF House and Telephone Standards and is sensitive to t 
>he needs of patients, staff and providers at all times. The PC is a team player who works closely wi 
>th others and who is flexible in dealing with the changing priorities.  Requires a self-reliant indi 
>vidual who synthesizes knowledge of practice operations in order to problem-solve, prioritize and fa 
>cilitate complex transactions in the course of daily activities. This position makes a difference fo 
>r patients in an outpatient care unit by providing excellent customer service , facilitating and ens 
>uring the accuracy of the information flow between medical, hospital staff and departments to maximi 
>ze unit efficiency. The PC is required to work at any UCSF campus as needed and scheduled. 
32
t4Qualifications:t3 As a patient-focused organization, UCSF Medical Center exists to enhance the health and well-being 
 >of people through patient care, research and education. Success in this mission requires a culture o
 >f collaboration, excellence, leadership, and respect. UCSF Medical Center seeks faculty and staff th
 >at are committed to the values of professionalism, respect, integrity, diversity, and excellence tha
 >t are integral to our mission.
5QUALIFICATIONS REQUIRED - High School graduate or equivalent with four years related experience; or 4 
>college degree and 6 months related experience; or equivalent combination of education and experienc 
>e. - Successfully passes fingerprinting protocol and is approved to be a cash collector if applicabl 
>e. - Strong computer skills, including basic keyboarding skills, and experience with at least two Of 
>fice-type software programs (i.e., Outlook, Word and Excel). Proven ability to navigate through mult 
>iple patient records systems. Able to sit at a computer terminal with telephone headphones for exten 
>ded period of time. - Ability to analyze situations, prioritizes, and develops solutions and makes r 
>ecommendations. - Ability to work with minimal supervision - Ability to use good judgment and work i 
>ndependently, at times under the pressure of deadlines - Ability to access situations prioritizes wo 
>rkload, develop solutions and make recommendations. - Excellent customer service and communication/i 
>nterpersonal skills, both over the telephone and directly. - Able to sit at a computer terminal with 
> telephone headphones for extended periods of time. - Basic math skills required. - Proven ability t 
>o deal with a wide variety of individuals; - Ability to deal sensitively and effectively with patien 
>ts. - Excellent organizational and problem-solving skills. - Strong writing skills to include the ab 
>ility to compose, edit, and proof a wide variety of documents. - Demonstrated administrative/office  
>coordination skills. - Demonstrated knowledge of medical practice terminology. - Within six months o 
>f start date, based upon completion of training, the Supervisor, completes the proficiency checklist 
> with the employee. This includes the following areas if applicable - Referrals (Incoming referral e 
>ntry) and handling all referral WQs - Pend orders - Pend smart sets - Schedule surgeries - Work appl 
>icable work queues - Enter/edit outside test results - Messaging (CRM) if applicable - 2nd calls in  
>CRM if applicable - Telephone encounters - My open encounter - Staff message - New message - Route P 
>atient advice request to providers (My Chart) - Patient Schedule (My Chart) - Letters - Pools - Pati 
>ent look up - Check in process - Check out process - Comment field - Quick note - Scanning Preferred 
> Qualifications: - Demonstrated experience in health care (may include medical, dental or veterinary 
>) in the following areas: patient scheduling, insurance verification, medical record data abstractio 
>n, or patient financial services. - Prior experience with appointment, ancillary service or surgical 
> scheduling or a combination of all three. - Bi-lingual or multi-lingual capability (Spanish, Canton 
>ese, and Russian) strongly preferred. - Prior experience with EPIC. Required Licenses/Certifications 
>: - N/A POPULATIONS SERVED MEDICATION ACCESS AND STORAGE The “Medication and Auxiliary Staff Compete 
>ncy” must be successfully completed for Level I, Level II or Level IV staff PRIOR to performing duti 
>es requiring medication access (including access, transport, and/or stocking activities OR access to 
> medication storage areas for cleaning). LEVEL 1: Access Med Storage Areas for Cleaning LEVEL 2: Acc 
>ess & Transport LEVEL 3: Access, Transport & Stocking Environmental Service Personnel Drivers Anesth 
>esia Technicians Patient Support Assistants (PSAs) Hospital Assistants (depending on specific duties 
>; ask HR if unsure) Hospital Unit Service Coordinators Material Services Personnel Volunteers Medica 
>l Assistants Nuclear Medicine Technologists Ophthalmology Technician Patient Care Assistants (PCAs)  
>Pharmacy Storekeepers Radiology Technologists (all modalities, Ultrasound, Mammo, etc) Instructions: 
> After employee successfully completes the level-appropriate competency, please check the correspond 
>ing box below. Obtain the employee’s and manager’s signatures to attest that the competency was comp 
>leted and send the signed job description to HR for the employee’s personnel file. _____ Level 1 As  
>a part of daily activities, employees may have access to medication storage areas for cleaning only. 
> These activities must be in compliance with the Medications and Auxiliary Staff competency for Leve 
>l 1. _____ Level 2: As part of daily activities, employee may access and transport medications. Thes 
>e activities must be in compliance with the Medications and Auxiliary Staff competency for Level 2 _ 
>____ Level 3: As part of daily activities, employee may access, transport and stock medications. The 
>se activities must be in compliance with the Medications and Auxiliary Staff competency for Level 3. 
> Signature Section: I have successfully completed the Medication and Auxiliary Staff Competency at m 
>y designated level (I, II, or IV), in order to complete the functions of my position. I have had the 
> opportunity to have all my questions answered. _____________________________ __________________ Emp 
>loyee Signature Date _____________________________ __________________ Manager Signature Date 
5 The Practice Coordinator is primarily responsible for representing the administrative team as the p
 >ublic face of the Practice and works closely with the administrative, clinical and management teams 
 >to support practice operations and customer service recovery and intervention efforts. Provides supp
 >ort to all functions of the administrative teams including but not limited to: CRM messages, telepho
 >ne encounters, referrals, APeX in-baskets, scanning, filing, authorizations, and billing. 
6 
7 The PC is responsible for the maintenance of all routine clerical operations and communications. Ad
 >heres to the UCSF House and Telephone Standards and is sensitive to the needs of patients, staff and
 > providers at all times. The PC is a team player who works closely with others and who is flexible i
 >n dealing with the changing priorities. Requires a self-reliant individual who synthesizes knowledge
 > of practice operations in order to problem-solve, prioritize and facilitate complex transactions in
 > the course of daily activities.
8 
9 This position makes a difference for patients in an outpatient care unit by providing excellent cus
 >tomer service, facilitating and ensuring the accuracy of the information flow between medical, hospi
 >tal staff and departments to maximize unit efficiency. The PC is required to work at any UCSF campus
 > as needed and scheduled.