Back to dashboard

Practice Coordinator 3

Job ID 1835 | Run 20260913-151612

Changed Fields

Only the job description changed.

Job Description Diff


Previous Job Description
Current Job Description
n1Job Description:n1As a patient-focused organization, UCSF Health exists to enhance the health and well-being of people
 > through patient care, research and education. Success in this mission requires a culture of collabo
 >ration, excellence, leadership, and respect. UCSF Health seeks faculty and staff that are committed 
 >to the values of professionalism, respect, integrity, diversity, and excellence that are integral to
 > our mission.
2As a patient-focused organization, UCSF Health exists to enhance the health and well-being of people
> through patient care, research and education. Success in this mission requires a culture of collabo 
>ration, excellence, leadership, and respect. UCSF Health seeks faculty and staff that are committed  
>to the values of professionalism, respect, integrity, diversity, and excellence that are integral to 
> our mission. The Practice Coordinator 3 is primarily responsible for representing the administrativ 
>e team as the public face of the Practice and works closely with the administrative, clinical and ma 
>nagement teams to support practice operations and customer service recovery and intervention efforts 
>. S/he provides support to all functions of the administrative teams including but not limited to: C 
>RM messages, telephone encounters, referrals, APeX in-baskets, scanning, scheduling, filing, authori 
>zations, and billing. The PC 3 is responsible for the maintenance of all routine clerical operations 
> and communications. S/he adheres to the UCSF House and Telephone Standards and is sensitive to the  
>needs of patients, staff and providers at all times. The PC 3 is a team player who works closely wit 
>h others and who is flexible in dealing with the changing priorities. S/he is a self-reliant individ 
>ual who synthesizes his/her knowledge of practice operations in order to problem-solve, prioritize a 
>nd facilitate complex transactions in the course of his/her daily activities. This position makes a  
>difference for patients in an outpatient care unit by providing excellent customer service, facilita 
>ting and ensuring the accuracy of the information flow between medical, hospital staff and departmen 
>ts to maximize unit efficiency. The PC 3 is required to work at any UCSF campus as needed and schedu 
>led. 
32
n4Department Description:n3 The Practice Coordinator 3 is primarily responsible for representing the administrative team as the
 > public face of the Practice and works closely with the administrative, clinical and management team
 >s to support practice operations and customer service recovery and intervention efforts. S/he provid
 >es support to all functions of the administrative teams including but not limited to: CRM messages, 
 >telephone encounters, referrals, APeX in-baskets, scanning, scheduling, filing, authorizations, and 
 >billing.
5The UCSF Health Contact Center serves as the primary hub for patient communication and engagement ac
>ross UCSF Health. This department is responsible for managing patient inquiries, appointment schedul 
>ing, referrals, and other critical aspects of patient access. By delivering personalized and respons 
>ive service, the Contact Center enhances the patient experience while supporting UCSF?s mission to p 
>rovide world-class healthcare. 
64
t7Qualifications:t5 The PC 3 is responsible for the maintenance of all routine clerical operations and communications. 
 >S/he adheres to the UCSF House and Telephone Standards and is sensitive to the needs of patients, st
 >aff and providers at all times. The PC 3 is a team player who works closely with others and who is f
 >lexible in dealing with the changing priorities. S/he is a self-reliant individual who synthesizes h
 >is/her knowledge of practice operations in order to problem-solve, prioritize and facilitate complex
 > transactions in the course of his/her daily activities.
8QUALIFICATIONS REQUIRED - High School graduate or equivalent with four years related experience; or 6 
>college degree and 6 months related experience; or equivalent combination of education and experienc 
>e. - Successfully passes fingerprinting protocol and is approved to be a cash collector if applicabl 
>e. - Strong computer skills, including basic keyboarding skills, and experience with at least two Of 
>ficetype software programs (i.e., Outlook, Word and Excel). Proven ability to navigate through multi 
>ple patient records systems. Able to sit at a computer terminal with telephone headphones for extend 
>ed period of time. - Ability to analyze situations, prioritizes, and develops solutions and makes re 
>commendations. - Ability to work with minimal supervision - Ability to use good judgment and work in 
>dependently, at times under the pressure of deadlines - Ability to access situations prioritizes wor 
>kload, develop solutions and make recommendations. - Excellent customer service and communication/in 
>terpersonal skills, both over the telephone and directly. - Able to sit at a computer terminal with  
>telephone headphones for extended periods of time. - Basic math skills required. - Proven ability to 
> deal with a wide variety of individuals; - Ability to deal sensitively and effectively with patient 
>s. - Excellent organizational and problem-solving skills. - Strong writing skills to include the abi 
>lity to compose, edit, and proof a wide variety of documents. - Demonstrated administrative/office c 
>oordination skills. ยท Demonstrated knowledge of medical practice terminology. - Within six months of 
> start date, based upon completion of training, the Supervisor, completes the proficiency checklist  
>with the employee. This includes the following areas if applicable - Referrals (Incoming referral en 
>try) and handling all referral WQs - Schedule surgeries - Work applicable work queues - Enter/edit o 
>utside test results - Messaging (CRM) if applicable - 2nd calls in CRM if applicable - Telephone enc 
>ounters - My open encounter - Staff message - New message - Route Patient advice request to provider 
>s (My Chart) - Patient Schedule (My Chart) - Letters - Pools - Patient look up - Check in process -  
>Check out process - Comment field - Quick note - Scanning Preferred Qualifications: - Demonstrated e 
>xperience in health care (may include medical, dental or veterinary) in the following areas: patient 
> scheduling, insurance verification, medical record data abstraction, or patient financial services. 
> - Prior experience with appointment, ancillary service or surgical scheduling or a combination of a 
>ll three. - Prior experience with EPIC. Required Licenses/Certifications: - N/A POPULATIONS SERVED - 
> Adult and Geriatric. There are a small number of Infant, Child and Adolescent cases. 
7 This position makes a difference for patients in an outpatient care unit by providing excellent cus
 >tomer service, facilitating and ensuring the accuracy of the information flow between medical, hospi
 >tal staff and departments to maximize unit efficiency. The PC 3 is required to work at any UCSF camp
 >us as needed and scheduled.